最終更新日:2023/09/08
コピー機・複合機の途中解約や入れ替えたい場合の対処方法
リース契約期間が残っているが、機器の調子が悪くなり保守費用がかさんできた、現在の機器では性能不足になってきたなどの理由で、リースしているコピー機を途中で解約したい、あるいは新機種に入れ替えたい、ということがあると思います。
原則として、リース契約は途中解約ができません。しかし、コピー機の「入れ替え」であれば、リースの契約期間が残っていても対応してもらうことが可能です。
今回は、リース契約中のコピー機を途中解約したいとき、あるいは入れ替えを行いたいときの対処方法についてご紹介します。
途中解約をしたい場合
リース契約中のコピー機を途中解約することは、基本的にできません。その理由は、リース会社はリース料金の全額を回収することを前提に利益を計算しているためです。どうしても途中でリースを解約しなければならない場合は、契約満了時までのリース料金を違約金としてリース会社に支払うことで、途中解約をすることができます。
例えば、リース期間が5年で、リース総額が500万円のリース契約であった場合に途中解約をする必要に迫られたとします。4年経過した時点で解約すると、過去支払ったリース料は400万円になるため、残債、つまり違約金は100万円です。
残債の支払いは基本的に一括払いになります。リース会社によっては、月々のリース料を契約満了時まで払い続ける方法を選ぶことができる場合もあるようです。
入れ替えをしたい場合
リース中のコピー機を最新の機種に入れ替えたい、といった場合は現在のリース契約を組み替えることで新しい機器を導入することができます。
コピー機や複合機は性能が日ごとに高まっているため、次々と新製品が世に出されています。また、社内のネットワーク環境が変わったことによって、現在使用しているコピー機が使いづらくなるということも考えられます。
コピー機の入れ替え時には、まず現状を把握するためにランニングコストを計算してみましょう。機器のリース代金や保守に掛かる料金はいくらなのかを確認してください。次に、残りのリース料（残債）を確認します。残債が分からない場合はリース会社に問い合わせましょう。これらを確認することにより、現時点でどのくらいの費用が掛かっているかを知ることができます。
現状を把握できたら、次に入れ替えたい機器のリース代と保守費用を確認し、比較してください。コピー機を入れ替えた場合は旧機器の残債も支払う必要があるため、その残債を加味したうえで比較することが重要です。
また、実際のコピー機の使用状況を把握することも入れ替え時の重要なチェックポイントです。社内におけるコピー機の使用実態についてのアンケート調査などを行えば、より効率的な入れ替えをすることができるでしょう。特にコピー機の使用が多い部署などには、聞き取り調査も行うことをおすすめします。
おわりに
コピー機のリース契約を途中で解約したり、入れ替えたりする場合の対応をご紹介しました。リースを途中で打ち切るということは、多額の資産を捨てることになります。基本的に、リースで機器を導入する場合は、5年後を見据えて導入機種を決定することが重要です。
しかし、よく吟味したうえでコピー機のリース契約を行っても、別機能を持つ機器の導入をせざるを得なくなったり、低コストの機器に乗り換えなければならなくなったりすることもあるかもしれません。そのような場合は、リース会社に相談して、どのような入れ替えプランがあるかを確認してみましょう。
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