複合機は突然動作に異常が起きてしまうこともあります。状況によっては、修理が必要です。こちらでは、複合機の修理対応についてお話します。

複合機にトラブル・不調はつきもの

導入した複合機が何年も不調なく稼働を続けることはまれです。どれだけハイエンドで耐久性が高いモデルであっても、複合機を継続して使用していると何らかのトラブルに見舞われます。とりわけ複合機の使用頻度が高い現場では、トラブルや不調はつきものといえるでしょう。

それだけに、複合機のユーザーは「トラブルや不調はいつか起こるもの」と予測し、すぐに対応できる用意をしておかなければなりません。迅速に修理対応を行ってくれる事業者とのコネクションが必要です。また、簡単なトラブルであれば、ユーザー側で解決できるようにスキルや知識を身に付けておくとスムーズといえます。

複合機に起こる代表的なトラブル

複合機に起こるトラブルとしては以下のようなものが代表的です。不必要に慌てることのないように、あらかじめ以下のようなトラブルを想定しておくことをおすすめします。

紙詰まり

印刷物の紙が正常に送り出されず、詰まってしまうことがあります。原因としては、給紙ローラーの摩耗や用紙の湿気による摩擦力低下が代表的です。詰まった紙を無理に引っ張ると破れてしまい、状況が悪化してしまうことがあります。

印刷の黒い線

プリントやコピーの際などに、印刷物に黒い線が見つかることがあります。コピーで発生する場合、大半はガラス面に付着した汚れが問題です。プリントなど、原稿をスキャンしていないのにも関わらず発生する場合は、さらなる原因追及が求められます。

印刷エラー

そもそも印刷ができない、稼働しないといったケースも少なくありません。ハードウェア側の問題か、ソフトウェア側の問題か、切り分けが必要です。エラーコードが表示されている場合は、コードを逆引きすることで状況をある程度確認できます。

修理は即日で受けられる？

ユーザー側でトラブルに対処できないとわかった場合は、専門の事業者に修理を依頼します。複合機を使用する業務が重要な位置を占めている現場では、業務を停滞させないためにもスピーディーな修理が求められるでしょう。サポート事業者を選ぶ基準はさまざまですが、複合機を業務で使っている場合、対応の早さは重要な基準のひとつです。

「迅速対応」を謳うサポート事業者は数多く存在しています。しかし、実際に即日対応してくれるかどうかはわかりません。基本的には、翌日に現場訪問して調査を行う事業者がほとんどです。また、サポートセンターとオフィスの間に距離がある場合は、現実的に対応まで時間がかかることは避けられませんので、事前に確認しておく必要があります。

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※故障や利用方法などのサポートは、当社でコピー機をご契約いただいているお客様が対象です。

修理費用の相場は？

修理を依頼する場合、やはり多くの方が気になるのが費用ではないでしょうか。以下では、複合機の修理費用についてお話します。

修理費用の内訳

一口に修理費用といっても、実際に支払う総額はさまざまな費用で構成されています。細かな内訳は事業者によって異なりますが、「基本料＋技術料＋部品費用=修理費用」という内訳が一般的です。基本料が派遣料という名目になっているケースもありますが、意味合いに大きな違いはありません。また、修理の内容によっては部品費用が発生しないこともあります。

修理費用の相場

料金設定も事業者によって異なりますが、1回の修理あたり12,000～15,000円が下限^※のようです。故障内容や交換する部品によってはさらに費用が発生することもあります。また、事業者とオフィスの距離によっても料金が異なります。 ※当社調べ

修理費用の実例

以下では修理費用の例をご紹介します。

印刷の印字・色合い不調

印字や色合いに不調が見られ、修理を行ったケースです。調査の結果、部品交換の必要があるとわかり、部品代として10,000円発生しています。

動かないエラー

エラーコードが表示され、印刷ができない状態でした。調査の結果は部品交換の必要ないと判断されています。

修理を依頼する前に！４つの確認を

コピー機を修理に出す前にいくつか確認してほしいポイントがあります。故障と判明した場合は速やかにプロにおまかせすることをおすすめしますが、不具合が自社で解決できる場合もあります。

電源は入っているか。電源ケーブルがささっているか

意外と侮れない盲点です！

コピー機・複合機の電源は日常的に抜くものではありませんが、掃除の最中に抜けてしまうことも多いです。また、複合機の電源だけでなく、パソコンまでのLANケーブル・HUBも複合機に繋がっているか、確認しておくとよいでしょう。

用紙やインクは補充されてるか

用紙やインク（トナー）は入っていますか？用紙は、紙が折れないように注意して給紙トレイへ、インク（トナー）は何度か振って水平に設置しましょう。

本体カバーは閉まっているか

フロントカバー・給紙トレイ・自動原稿送り装置は閉まっているか確認しましょう。

パソコンから印刷指示はしっかり飛んでいるか

印刷物のデータ容量やパソコン自体の動作が重い場合、印刷指示がコピー機（複合機）まで届かないことがあります。 少し様子をみてから、パソコンを再起動してみましょう。 また、社内に複数コピー機・複合機が設置されてる場合に印刷したい機器に正しくプリンター設定ができていない場合があります。 ドライバーで設定するほか、通常使うプリンターに設定しておくと便利です。

修理対応の流れ

以下では、一般的な修理対応の流れについてお話します。

複合機が復旧するまで

以下は、複合機が復旧するまでの一般的なフローです。

1.問い合わせ・依頼

業者に問い合わせ、複合機の状態を申告し、必要に応じて修理を依頼、訪問調査のスケジュール調整をします。

2.現地調査・見積もり

事業者スタッフにより現地調査で、複合機の状態が確認されます。その後、修理に向けた見積もりが行われます。故障の内容によっては、その場で修理が行われることもあります。

3.再訪問・修理

後日、必要な部品・工具を揃えたうえで改めて修理が行われます。

修理を依頼する際の事前準備

修理を依頼する際は、以下のような準備をしておくとスムーズです。

• 症状の把握
• 状況の把握（どのようなときに起きたか）
• 印刷物の保管（印刷物に問題が起きている場合、スタッフが確認することで解決しやすくなる）

修理ができない場合も

複合機を使ううえで知っておかなければならないのが、「修理ができない場合がある」ということです。

症状によっては部品の交換が求められます。その場合、複合機のメーカーに部品を発注しなければなりません。しかし、メーカーが修理に必要な部品の生産を停止、もしくは保有していないケースもあります。原則として、メーカーによる部品の保有期間は生産終了から原則として7年です。そのため、古い機種に関しては故障しても修理できないケースがあります。

購入した場合とリースした場合の修理対応の違い

複合機を購入した場合とリースで導入した場合は、修理対応についても異なります。その大きな違いは保守契約です。

スポット契約を結んでいる場合、修理依頼の都度、費用が実費で発生します。対して、カウンター契約を結んでいる場合は、印刷枚数に応じた保守料金を毎月払うことになりますが、契約の範囲内で保守サービスを追加料金なしで受けることができます。

購入の場合はスポット契約、リースの場合はカウンター契約が一般的です。

複合機の導入で購入よりもリースをおすすめする理由

複合機の経年使用によるトラブルは避けられません。そのことを踏まえ、複合機の導入方法としては購入よりもリースを選ぶことをおすすめします。リースのメリットとしては、次のことが挙げられます。

入れ替えが容易

古い複合機は修理が難しくなるため、7年程度で新しい機種に更新していくのが一般的です。購入の場合は、その都度処分費用などが発生します。一方で、リースは満了後に前の機種が引き取られたうえで新しい機種が導入されるため、入れ替えが容易です。

保守サービスが安定している

リースで一般的に提供されているカウンター保守サービスによって安定したサービスが受けられます。通常の使い方であれば、スポット契約よりもコストを抑えられるでしょう。

日常的に障害が起きている場合の原因と対策方法

複合機を使っていると起こりがちな障害にはいくつかパターンがあります。よくある障害の原因と対応策をFAQ形式で解説します。

パターン①紙詰まり

Q1.どこかに小さな紙片が入り込んでいませんか？

A1.フロントカバー・給紙トレイ・自動原稿送り装置を１箇所ずつ開け、さまざまな角度から紙片がないか探しましょう。 無理に部品を外して確認してしまうと、違う障害が発生するため、無理ない範囲で確認しましょう。

Q2.正しい用紙がデスクにセットされていますか？

A2.A4用紙はA4給紙デスクへ、A3用紙はA4給紙デスクへ正しくセットしましょう。

Q3.用紙が波打っていたり、シワシワになっていませんか？

A3.未使用の用紙だけを使い、裏紙は極力利用しないようにしましょう。用紙の角が折れないように丁寧に給紙デスクへセットしましょう。

Q4.コピー用紙は湿気ていませんか？

A4.特に梅雨の時期は要注意です。コピー機・複合機や用紙をドアや開閉をする窓の付近には置かないようにしましょう。 冬の時期は加湿器の近くも湿気てしまう要因です。

パターン②印刷物に黒い線が入る。文字がかすれる

Q5.インク（トナー）の残量が少なくなっていませんか？

A5.新しいものに交換してみましょう。カートリッジを新しくして直るのであれば、これが原因です。 インク（トナー）をセットする際は、横に何度か振ってから水平にセットしましょう。

Q6.原稿ガラスや自動原稿送り装置のローラーが汚れていませんか？

A6.原稿ガラスや自動原稿送り装置のローラー部分を、水で薄めた中性洗剤などで定期的に清掃をしましょう。 定期的にメンテナンスをしてもらえる保守契約をしている場合は、専門の技術員が清掃してくれるのでお願いしましょう。

パターン③スキャン機能が使えない

Q7.最近事務所内のルーターを変更していませんか？

A7.パソコンのIPアドレスがコピー機・複合機に登録されているか確認しましょう。

Q8.スキャンデータの保存フォルダにアクセスできますか？

A8.社内にいるシステム担当者に、フォルダへのアクセス権を付与してもらいましょう。

Q8.パソコンがパブリックネットワークに接続されていませんか？

A9.「プライベートネットワーク」へ接続が基本です。 方法としては、「ネットワークとインターネット設定→接続プロパティの変更→ネットワークプロファイル→プライベートを選択」です。

複合機の修理対応についてお話しました。複合機を使用している以上、大小のトラブルはつきものです。スポット契約でその都度費用が発生していると大きな負担になってしまいます。低コストで複合機を運用していくためにも、リースで複合機を導入することをおすすめします。