最終更新日:2021/05/26
コピー機の便利機能を徹底比較
近年のコピー機・複合機にはビジネスユースを意識した便利な機能が搭載されています。それらを活用することで業務効率化を図ることができます。こちらでは、代表的なコピー機・複合機の便利機能をご紹介します。
コピー・印刷の業務効率化機能
コピー機・複合機のスタンダードな用途といえるのが、コピー・印刷です。それだけに、コピー・印刷に関連した多くの機能が追加されています。以下では、コピー・印刷の業務効率化を図る機能をご紹介します。
混載原稿
「混載原稿」とは、異なるサイズの原稿を一度にコピーする機能です。従来は、Ａ4やＢ5といったそれぞれの用紙サイズを個別にコピーする必要がありました。「混載原稿」の機能が搭載されているモデルであれば、複数サイズの原稿をADFというコピー機・複合機付属の自動原稿送り装置にセットしておくだけで、自動的にコピー処理を行うことができます。また、それぞれの用紙サイズに対して、個別にコピー倍率を設定することも可能なとても便利な機能です。
集約コピー・集約印刷
「集約コピー・集約印刷」は、1枚の用紙に複数の原稿・データをまとめてコピー・印刷する機能（2in1・4in1・8in1）です。2枚、4枚など複数枚の原稿を低倍率で用紙1枚にまとめてコピー・印刷できるため、ページ枚数を減らして紙の消費を抑えたいときに便利です。また、1枚で多くの情報を確認できるようになるため、会議の資料作成などで役立つ機能です。
ソート・フィニッシャー
「ソート」とは、原稿をページ順に並べて出力する機能です。例えば、10ページの資料を10人分作成する場合、ソート機能がない場合は、まず各ページを10枚コピーし、その後ページ順に並べ替えなければなりません。しかしソート機能を利用すれば、1ページ目から10ページ目が順番に出力されるため、改めて並べ替える手間がかかりません。大人数が参加する会議での資料を作らなければならない場合などは、大きく業務効率化を図ることができます。
「フィニッシャー」とは、出力された複数の用紙を自動的に綴じる機能です。ステープル、パンチなど、さまざまな方法があります。コピー機・複合機にオプションを追加することで利用できるようになる機能です。
スキャン・データ管理の業務効率化機能
コピー機・複合機は、ガラス面を利用してスキャンすることもできます。このスキャン機能に関連した機能も少なくありません。近年推進されているペーパーレス化をサポートする機能も目立ちます。以下では、スキャン・データ管理の業務効率化機能についてお話しします。
クラウド連携
近年は、クラウドと連携可能なコピー機・複合機も一般的になりました。さまざまなクラウドサービスがありますが、コピー機・複合機ではクラウドストレージとの連携があげられます。スキャンし、そのデータをクラウドストレージにアップロードすることで、インターネット環境があれば端末や場所を選ばずデータを閲覧することができます。そのため、紙資料を共有する際などには役立ちます。
OCR
「OCR」はスキャンした文書からテキストを検出し、データ化する機能です。テキストデータとして保存しておけば、編集が容易になります。また、テキスト検索も可能なため、検索性が向上します。テキスト検出の精度は完璧ではありませんが、ペーパーレス化のために紙の資料を電子化する際には便利です。
リテンション/ドキュメントファイリング
「リテンション/ドキュメントファイリング」は、コピー機・複合機本体のHDDハードディスクに、プリントデータを保存しておく機能です。パソコンから印刷を支持する場合や、原稿からコピーする場合と比較してスピーディーにプリントできるため、印刷する機会が多い定型的な文書の複写に役立ちます。
省エネ・セキュリティー関連の機能
近年のコピー機・複合機は省エネ・セキュリティー関連の機能も充実しています。具体的には以下のような機能が搭載されています。
地紋印字
「地紋印字」は、印刷紙にコピーした際にだけ浮き上がる特殊な文字を埋め込む機能です。通常時の印字は背景に隠れており、目立つことはありません。コピーした文書は一見して複写だとわかるため、不正コピーを抑止できます。
ICカードリーダー
オプションでICカードリーダーを搭載できる製品も普及しています。社員のみにICカードリーダーを貸与すれば、部外者の利用を防ぐこともできます。ユーザーごとに利用履歴が記録されるため、利用状況を管理することも可能です。
人感センサー
人感センサーを搭載したコピー機・複合機もあります。人が近づいたときにスリープから復帰する設定にしておけば、利用できる状態になるまでの時間短縮になるほか、電気代の節約にもつながるでしょう。不審者の侵入を検知し、周囲にアラート音声を出す製品も登場しています。
＊＊＊
ご紹介した機能の他にも、最新のコピー機・複合機には業務効率化につながる便利な機能が多数搭載されています。オプションを含めれば、さらに機能の選択肢は広がります。コピー機・複合機選びでは、業務とのマッチングが重要です。自社の業務にどんな機能が必要なのか判断したうえで、コピー機・複合機をお選びください。
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