起業やオフィス移転の際、「物件選び」と並行してコピー機・複合機やビジネスフォンといった「オフィスのツール」をリストアップすることから始める場合がありますが、そのオフィスのツールを予算だけで選んでしまうと、外注や自社制作にかかわらず費用を圧縮しやすい反面、“品質”の部分で企業の信頼性そのものが得られないといったこともあります。
逆に、印刷品質の実現のために、多数の機能を取り入れた結果、装置が大きくなり過ぎることもあります。
購入やリースしたコピー機を移設させようと思ったら、サイズが合わずに、分解や特殊な運送などの専門業者を手配しなければならないといったケースなどもよくある話です。
今回は、そんな失敗がないように、業務品質を満たすコピー機に必要な機能と、起業や移転にともなう適正サイズや機能構造選びのポイントをご紹介します。

業務効率や品質を向上させるコピー機能のポイント

コピー機と一口に言っても、現在オフィスで一般的に利用されているものの多くは複合機ですが、起業時や支社開設などの際に特に備えておきたい機能は、ファックスとメモリ受信、そして受信転送・出力機能です。

企業のスタートアップ期には、新規顧客への訪問が増えるためスケジュールが読めなくなりがちですが、このようなときに、『わざわざオフィスに戻らなくても、外出先からそのまま直接データが確認できたら良いのに』と思う機会は多いものです。外出先からデータにアクセス・取得することができれば貴重なビジネスチャンスを掴むこともできます。
ただ、外部の印刷業者やクラウドに長時間データを残さないセキュリティ活用が求められますが、上位機種であればその点も安心です。インテリジェントなオフィスツールの1つとして、コピー機・複合機の上位機種を設置することは、コスト面でも実務の効率化の面でも非常に大きなパフォーマンスをもたらします。

また、ファックス送受信時に高性能の機種を備えておくことも、ビジネスチャンスを逃さないための重要なポイントです。図面や大切な書面などは、登録されているFAXや郵送先以外には送信不可とするセキュリティポリシーのある企業も多くあります。
大事な書面をセキュリティ設定に不安の残る外出先のプリンタやサーバに残すよりも、直接オフィス内の端末にアクセスしてハードウェア認証を元にして取得するなどの運用はリスク回避と顧客からの信頼獲得にも役立ちます。

移転時に困らないサイズと機能のポイント

複合機そして単独機能のコピー機のいずれにおいても機能によって本体サイズが大きく異なります。
複合機は、その筐体側を大きく分けると、以下のように分かれます。

・プリンタの「本体部分」
・印刷用紙を給紙する「給紙トレイ部分」
・排紙される紙を置く「排紙トレイ部分」
・パンチやステープル、用紙並べ替えや用紙綴じなどの機能をもつ「フィニッシャー」

1. 複合機やコピー機のスペース効率

複合機においては、単機能版コピー機とは異なり、プリンタ機能本体以外の各部を追加モジュール単位でブロックのように組み替えることもできるスタイルが一般的です（通常1給紙トレイのみは必需のパーツとしている機種が多い）。
この方式をコンソールタイプなどと呼んでいます。
多くの機種ではプリンタの本体部分か、それに追加する給紙トレイの中の1ユニットに、手差し給紙用モジュールを組み込むことで様々な用紙判型に対応させています。これがコピー機部分の最小構成となります。

2. 自動給紙用トレイと手差しの併用による本体サイズの省スペース化

手差しトレイを除き、自動給紙を実現する給紙トレイはコピー機の大部分の高さと容積を占めています。
各社で異なりますが通常1トレイが本体の幅奥行と同じであり、1トレイ1紙サイズに対応しています。そのためトレイ数を増やすことで本体に高さが追加されます。
特定の判型の用紙利用以外はほとんど発生しないといった業務であれば、稀にしか使用しない用紙は手差しとし、自動給紙を1トレイのみにして既存のデスク上などに設置することでデスク下スペースを収納などに有効活用できます。
また、排紙トレイはコピー専用機では通常上部や側部にあり、使用時には本体からその部分を開いて使用するため容積的な専有部分が広がります。
コピー機を移動させるための専用キャスターがこの給紙トレイやプラスする排紙トレイに設定されている機種も多いのですが、コンパクトな機材サイズを優先させるために自作のキャスター付き専用台などを使用する方もいるようです。
その際は、使用時の機種から出る衝撃などにともなうシャシー（フレーム）の歪みや重量による基準面の水平が必ず確保できる強度のものにすることが重要です。

3. フィニッシャーは後付と取り外しが可能な機種が多い

本体とほぼ同じ程度に幅や奥行きを取ることが多いのが、人気のフィニッシャーです。

用紙の仕分けや向きの変更など物理的機構を多く備えた機材で、幅が1メートル程と、かなりサイズのある精密機器扱い品です。一般的な本体幅が約1メートル前後なので、フィニッシャーや給紙トレイなどを多数セットすることで、約2メートルとかなりの大型となります。
企業や支社展開を始めたばかりの比較的小規模のオフィスでは、相当の床面積割合となるといえます。
コピー機では基本の最小寸法のみならず、フィニッシャーのための空間占有量も比較的大きくなりがちなため、カタログ等の諸元表を確認する際はこの点に注意が必要です。

4. 運搬時の機材パーツの特徴による分類が移転時経費削減のポイント

引っ越し移転時のことを考慮し、スムーズに搬入出ができ、特殊な組み上げや搬送をともなわないタイプがおすすめです。
例えば、国産機種ではフィニッシャーや給紙排紙トレイは簡単に取り外しが可能なため、本体とは別に搬入出をおこなうことができるものもあります。
フィニッシャーと本体は、物理的機構によっての用紙送りや微調整をおこなうものでもあり、その誤差が大きな障害要因にもなるので、メーカーの機材構成にもよりますが、この2点だけを精密機器扱いにし、それ以外のパーツは用紙などの消耗品を抜き取ることでその他の荷物と同様の搬送レベルで扱うこともできます。
このように搬送レベルを細分化することで、輸送時の単位サイズも小さくでき移転時費用に大きな削減効果が生み出せます。

5. 使用開始日の予期せぬトラブルを防ぐために

長年使用していると、コピー機のシャシー（フレーム）の歪みによって本来分解できるパーツが取り外せなくなっているケースなども多く見られます。
特にメーカーメンテナンスではない契約をしているオフィスなどでは、細部点検を怠っていることも多く、移転の検討時にはこうした各機材の事前調査も大切です。
通常は有償契約ですが、メンテナンスツールなどを設定することで、本体に異常があった場合、すぐにメンテナンス担当者が駆けつけてくれる体制のある製品においては、移転再設置にともなう使用時の異変も察知されるため、便利です。

6. 海外製品や廉価タイプの落とし穴

一方で、海外の格安機種では筐体サイズは小型に見えても、組み換えができない一体型であったり、組み立て後には取り外しができないものも存在します。
そのため、移転時に機材を窓から上げ下ろしする必要があったり、専門業者による取り扱いが必須となったりするケースもあります。
これらの必要機能選定ポイントを踏まえて、自社に必要な機能を定めたら、機能面そして今後の拡張性から削減できるポイントをアレンジしていきましょう。

おわりに

オフィス物件は経理や管理ポジションからすると、その床面積サイズを円単位で把握しているほどの経費ウエイトを占めています。
都市部では最も費用削減効果が高い部分でもあり、オフィス内を分割して他社にシェアする運用などを始めている企業も増えてきています。
配線や空間利用のためにその床面積全体が専用スペースとなるコピー機では、移転時のみならず普段のスペース効率を考えたサイズ選びも大切です。
オフィスのこれからの業務拡張ペースや、企業の組織遷移やビジョンを十分に考慮して、失敗のないあらゆる可能性に柔軟に対応できるコピー機を選びましょう。