オフィスではさまざまな機器が利用されています。そのなかでも特に使用頻度の高いのが「コピー機」と「プリンター」、そして「複合機」です。今回は、「コピー機とプリンターの機能の違い」と現在主流になりつつある「複合機」についての説明、複合機を利用するメリットをご紹介します。

コピー機・プリンター・複合機の違いとは？

コピー機とプリンターはどちらも印刷を目的としたOA機器です。また、複合機も印刷物を出力できるという点では、同じように用いられます。いずれもオフィスツールという分類では同一視されがちですが、それぞれの機能にフォーカスすると大きな違いがあります。

コピー機は複写できる

「コピー（copy）」は「写し、複写をすること」という意味の英単語です。古くは「複写機」とも呼ばれていました。一般的なコピー機では、ガラス面（スキャナー）に原稿を置いてスイッチを押すと原稿と同じ内容の印刷物が出力されます。つまり、原稿を画像として認識し、複写する事務機器をコピー機といいます。

プリンターはデータをプリントできる

「プリンター」は通常、パソコンに接続して使います。パソコン上で作成した文書や資料などのデータを転送し、紙に印刷する事務機器が「プリンター」です。

つまり、コピー機はデータではない紙資料を印刷（複写）し、プリンターは主にパソコンやタブレット、スマートフォンなどに保存されたデータを印刷するもの、と区別できます。

複合機は多機能

複合機（デジタル複合機）は、コピー機とプリンター双方の機能をあわせ持ち、さらにオフィス業務で便利な機能を搭載させた事務機器です。一般的にはコピー機能、プリンター機能、ファックス機能、スキャナー機能の4役をこなせる機器が複合機として認識されています。

複合機の機能はオフィスのニーズに対応し近年ますます多岐にわたっています。スキャンした画像から文字を認識し、ドキュメントデータに変換できる機種も登場しています。複合機とコピー機の外見は似ていますが、オフィスではコピー機以上にさまざまな場面で活用できる優秀な機器です。

定義上は明確な違いがあるコピー機と複合機ですが、一般的な区別はあいまいです。複合機を指して「コピー機」という名称が用いられることも少なくありません。現在は純粋なコピー機は流通が少ないため、「コピー機=複合機」と考えて差し支えないでしょう。

コピー機・プリンター・複合機の機能を簡単にまとめると、以下のようになります。

複写機・複合機の違いやそれぞれのメリットデメリットについて

オフィスで主流 “複合機” 5つのメリット

コピー機、プリンター、複合機それぞれの特徴をご理解いただいたところで、複合機のメリットをご紹介します。

2-1. 操作が簡単

現在の一般的な複合機にはタッチパネル式の液晶操作盤が搭載されています。ひと目でわかるアイコン表示でコピーやファックスなどの機能を選択し、画面指示に従って操作することで、誰でも簡単に使うことができます。また、必要に応じて、高画質プリントやトナーの消費を抑えた印刷などの詳細な設定もタッチパネル上で完結可能です。

一台多役で省スペース化・業務効率化

複合機はコピー機、プリンター、スキャナー、ファックス、それぞれの機能を1台であわせ持ったものです。従来はそれぞれの機能を利用するために4台の機器を置く必要がありましたが、複合機は1台で4役を担います。対して、製品のサイズはコピー機1台分程度のため、オフィスの省スペース化が可能です。

また、現在の複合機は、ほとんどの機種で静音設計が施されており、従来のコピー機やプリンターのような大きな動作音に悩まされることもありません。

そのほか、Wi-Fi接続やスマートフォンからの操作も可能です。配線の複雑化を回避でき他機器の配線を妨げることもないため、フロアの美観も保たれます。

つまり、コピー機はデータではない紙資料を印刷（複写）し、プリンターは主にパソコンやタブレット、スマートフォンなどに保存されたデータを印刷するもの、と区別できます。

コストカットも可能

多くの複合機にはコストカットに役立つさまざまな機能も搭載されています。両面印刷機能やページの集約機能（2ページの原稿を片面に並べてプリント）など、適切に使い分けると事務費を節約することも可能です。顧客向けの資料にはフルカラー、社内資料にはモノクロといったような使い分けもできます。

複合機は使わない時でも電源をオフにせず、常時稼働させるのが基本です。通常はスリープモード、タイマーモードがついているので消費電力を軽減できます。実際に利用する際はスリープモードを解除する必要がありますが、製品開発に伴い復帰スピードは速くなっているためストレスを感じません。

このような精密機器は修理費用が高いイメージがありますが、保守を含めたリース契約をすることで、通常使用の不具合は保守の範囲で業者が対応します。

いざという時のA3サイズ

A3サイズの印刷に対応したプリンター・コピー機は機種が限定されます。しかし複合機ではほとんどの機種がA3印刷に対応しています。

一般的に業務で使用する文書はA4ですが、掲示物、顧客へのプレゼン資料など、A3の方がよりわかりやすい場合もあるため、A3のプリント、コピー機能はいざという時に役に立ちます。

不要な印刷を減らして環境にも優しく

複合機でスキャンしたデータは、USBなどのメディアを介してパソコンに取り込むことができます。これまでプリントアウトしていた会議資料を、タブレットやスマートフォンで見ることができるようになれば、不要な印刷が減り、印刷物の管理コストが削減されるでしょう。オフィスのペーパーレス化が進むことで環境保護の取り組みにもつながります。

複合機の便利なオプション機能

コピー・プリント・スキャン・ファックスの4役が一般的な複合機の役割です。さらに、複合機ならではの特徴としてさまざまなオプションを追加できる点が挙げられます。オフィスユースを意識した機能が多く、適切に導入すれば業務を大幅に効率化できるでしょう。複合機に搭載可能な代表的なオプションをご紹介します。

フィニッシャー

「フィニッシャー」とは複数の印刷物を自動的にまとめるオプション機能です。数ページで構成された印刷物を部数単位でまとめられるため、大会議で配布する資料作成などに適しています。

フィニッシャーの方式としてはステープルが最も一般的です。フィニッシャーの種類によっては、パンチ穴あけに対応しているものもあります。また、中綴じやZ折り、三つ折りなど複雑なまとめ方も可能です。

フィニッシャーを利用するためには、専用の機器を複合機に取り付ける必要があります。排紙部分に取り付ける「インナーフィニッシャー」はコンパクトですが、ページ数が少ない資料向けです。一方で、複合機の側面に取り付ける「サドルフィニッシャー」は厚さがある資料を綴じられますが、フィニッシャーを含めた複合機の全体のサイズが大きくなります。

クラウドサービス連携

インターネット上のクラウドサービスと複合機を連携させるオプションも普及しています。最も一般的なのは、インターネット上のデータ記憶領域であるクラウドストレージとの連携です。

例えば、ファックスで文書を受信した場合、文書のデータがそのままクラウドストレージに保存されます。あらかじめ設定しておけば、紙の文書は出力されません。あくまで内容が確認できればよい場合、データのみを閲覧することで紙資源の消費を抑えることができます。

また、クラウドストレージ上のデータはパソコンのほか、スマートフォン、タブレットなどのモバイル端末でも確認可能です。これにより、資料の社内共有が大幅にスマートになります。スキャンした文書の共有などでは、この機能による恩恵が大きいでしょう。反対にクラウド上のデータを複合機で印刷することもできます。

各メーカーが提供しているオプションのなかには、「Google Drive」「OneDrive」など大手クラウドサービスと連携できるものもあります。すでに社内で利用しているクラウドサービスに対応しているオプションを選べば、スムーズに連携できるでしょう。

ICカードリーダー

通常、オフィスに導入する複合機にはユーザーの認証機能が搭載されています。不正利用を防止することや、ユーザーごとの利用状況を管理することが目的です。一方で、ユーザーIDやパスワードが求められることから、印刷業務の妨げになることも少なくありません。

ICカードリーダーのオプションを利用すれば、複合機に搭載されたカード読み取り部にカードをかざすだけでユーザー認証が行われます。通常のユーザー認証よりもはるかに手間がかかりません。

リースで導入するとお得！

コピー機・複合機の導入方法として最も普及しているのが、リース契約です。リース契約の製品ラインナップと、リース契約でコピー機・複合機を導入するメリットについてお話しします。

リースで提供されているのはほとんどが複合機

コピー機・複合機・プリンターの違いについてお話ししてきましたが、現在リースで提供されている製品はほとんどが複合機です。また、現在は多くのリース会社が「コピー機」「複合機」を同じ意味の言葉として使用しています。そもそも、純粋なコピー機を製造・販売しているメーカーが多くないため、基本的に新品を取り扱うリースでは主に複合機が提供製品としてラインナップされています。

最新・高性能の複合機を低コストで導入可能

リース契約では初期コストがかからず、利用料金が月額で発生します。新品を購入する場合、本体価格のコストが一度に発生しますが、リース契約はそのコストを契約期間に応じて分散可能です。一方、最新の機種が提供されているため、契約時点でのハイエンドな製品を手軽に導入できます。

おわりに

コピー機・プリンターの違い、また複合機の概要や特徴についてお話ししました。上述したメリットをふまえて、複合機の導入で以下のような改善が期待できます。

• 多くの事務機器を管理する手間の軽減
• 印刷費用の削減
• コピーや資料を作成するのにかかる時間の短縮
• オフィスの省スペース化

複合機単体でも非常に便利ですが、オプションを追加するとICカードや顔認証機能で従業員ごとの印刷枚数を管理する、私用目的の印刷を防止するなど、オフィスで役立つさまざまな機能を利用できます。

これら事務作業の効率化や利便性の向上により、業務全体を円滑に進められます。そのため、複合機の普及は加速度的に進み、その利用は今後ますます一般的なものになるでしょう。

事務負担を減らし、ストレスなく働くことで一人ひとりにゆとりができると、オフィス内のムードも良くなるでしょう。複合機導入には購入、リース、レンタルなどさまざまな方法があります。なかでもリースは初期コストを分散できることから、最も普及している方法ですので、ぜひ一度検討してみてください。