ペーパーレス化を推進している会社でも、必要になってくるのがコピー機です。いまだ紙に印刷した文字情報はビジネスには欠かせません。ではコピー機を社用にする際、レンタルとリースどちらのほうがお得に利用できるのでしょうか。こちらではコピー機のレンタルとリース双方を比較し、どちらがお得に活用できるのかご紹介していきたいと思います。

コピー機のレンタルとリース、どのように違うのか見ていきましょう。

コピー機・複合機のリースとレンタルの違い

リースとレンタルはどちらも、コピー機・複合機の導入方法として一般的です。コピー機・複合機を導入する際は、まずリースとレンタルのどちらを選ぶか検討していくことになります。

まずはリース契約の基本についておさらいしておきましょう。

リース契約とは

リース契約とは、事業者が物件を購入し、他の企業にその物件を貸与するサービスです。さまざまなものが物件として提供されています。車や医療機器、製造機械のほか、コピー機・複合機をはじめとした事務機器もリースで提供される代表的な物件です。

リース契約を締結すると、契約期間を通じてリース料金を支払っていきます。料金設定は提供する事業者によって異なりますが、物件の購入費を分割し、さらに手数料が上乗せされる料金設定が一般的です。つまり、リース契約は、物件を分割払いで導入する方式といえます。

オフィスに導入する設備は、購入しようとすると大きな費用が発生するものも少なくありません。コピー機・複合機は、その代表例です。リースを利用するとこうした製品を購入する際に一度に発生する費用負担を軽くできることから、まとまったキャッシュがない事業者がコピー機・複合機を導入する方法として普及しています。

リース契約を提供している事業者をリース会社と呼びます。通常の契約では契約期間が満了した場合、利用していた物件をリース会社に返却しなければなりません。また、一般的に契約期間は長く、コピー機・複合機の場合は通常、3～7年の契約期間が設定されます。

リース契約のメリット

• ・コスト面がわかりやすい

  リースのメリットは、コスト面が明確な点です。具体的にいうと、リース費用は経費として計上でき、かつ毎月の費用が固定されているので、ランニングコストとして把握しやすいメリットがあります。

• ・初期費用がかからない

  レンタルの場合、初期費用として導入費用が掛かりますが、リースの場合それがありません。そのため現金を別の使途に回せるメリットがあります。

• ・所有権がない

  コピー機自体の所有権がリース会社にあるため、購入したときに計上する原価償却や固定資産税が発生しなくなります。

• ・月額あたりの費用が安い

  リース契約はレンタルより長期間の契約となるため、その分月額換算した場合の費用が安くなります。

• ・最新機種の導入が可能

  レンタルでは導入するコピー機を選ぶことができませんが、リース契約では、最新の機種の導入も可能です。

リース契約のデメリット

• ・途中で解約できない

  途中で解約できない点はリースの最も大きなデメリットかもしれません。コピー機の契約時に「長期的に使うものだから途中で解約をおこなう事態にはならないだろう」と考えていても実際は何が起こるかわかりません。解約する場合は残債の支払いが発生するため、利用を継続するにしても契約を終わらせるにしても費用の支払う必要があります。

• ・リース会社の審査が必要

  リース契約は長期間の支払いとなるため審査があります。会社の財務状況によっては、審査に通らない可能性があるので注意が必要です。

• ・中古のコピー機はリース不可

  リース契約は新品の製品のみに適用されます。型を落として少しでも安く契約、ということができません。

• ・トータルの費用が高い

  リース期間契約満了時には、本体を購入した場合よりもコストが高くなるのが普通です。リースの内訳は本体価格だけでなく、金利、保険料、手数料などの付加的な費用を含み、高額になります。

このように、リースのデメリットは契約の縛りが固く、費用面もトータルでは高くなるといった「長期的なコスト」の面がデメリットとなります。

リース契約をする上での注意点

リース契約を選ぶうえでは、上述したデメリットに留意しなければなりません。

例として、「いつまで利用するのか」が不透明なまま契約すると、契約期間が満了する前にコピー機・複合機の必要性がなくなり、その後の支払いに苦しめられるケースも考えられます。途中解約ができないリースでは、契約期間について十分に考える必要があります。

また、契約期間満了までの支払い総額はコピー機・複合機を購入した場合と比較して高額になる点にも注意しましょう。リース料金に含まれる手数料の額は、リース会社によって異なります。満了までにどの程度の費用が発生するのかシミュレーションしておき、キャッシュに余裕がある場合はリースではなく、コピー機・複合機の購入を検討するのもひとつの選択肢です。

一般的なリース契約では、契約満了後にコピー機・複合機をリース会社へ返却する必要があります。支払い総額に関わらず、コピー機・複合機を資産として保有できないということです。ただし、コピー機・複合機は経年使用するうちに不具合が多くなり、リプレイスするのが一般的なため、この点が問題になることはほとんどありません。コピー機・複合機の処分や売却にもコスト・手間がかかる点を踏まえると、リース契約を選ぶほうがメリットがあるかもしれません。

レンタル契約について

リースに次いで一般的なコピー機・複合機の導入方法がレンタル契約です。その名のとおりコピー機・複合機を「借りる」方法ですが、メリット・デメリットを把握し、リース契約との違いを知った上で検討する必要があります。

レンタル契約のメリット

• ・短期間でも借りることができる

  レンタルの場合、最短で1日からコピー機を借りられる会社もあります。通常2、3日から借りられますので、短期間だけコピー機を利用したい場合にメリットが大きいといえます。

• ・いつでも解約ができる

  リース契約は契約満了まで解約できないのに対し、レンタル契約は融通が利き、いつでも解約できる会社が多くなっています。

• ・所有権がない

  こちらはリースと同様ですが、コピー機自体の所有権がレンタル会社にあるため、購入したときに計上する原価償却や固定資産税が発生しなくなります。

• ・審査が必要ない

  レンタルの気軽さを象徴するのが「審査がない」ということです。リース契約の場合、審査の結果リースを断られてしまう可能性もゼロではありません。

レンタル契約のデメリット

• ・リースよりも毎月の費用が高い

  レンタル契約の場合、1カ月の費用がリースに比べて高い傾向にあります。そのため長期でレンタルする際にはトータル費用の高額化が懸念されます。

• ・コピー機が選べない

  最新機種やモデルなどがリストにないケースが多く、導入したいコピー機がある場合、その希望がかなわない可能性が高くなります。

• ・中古品で型が古い

  機種やモデルが選べないだけでなく、中古品から選択しなくてはなりません。他社で利用されたコピー機ということを考えると、いくらメンテナンスがいきわたっていても故障のリスクはぬぐえません。

• ・搬入搬出費がかかることもある

  搬入搬出費として、支払が発生するケースがあります。クレーンでの吊り上げが発生する場合はとくに高額になります。

レンタルのデメリットは初期費用の支払い(搬入搬出費)や、毎月の費用など「短期的なコスト」がデメリットとして挙げられるほか、機種やモデルが選べず最新モデルが使えないといった「機種面」のデメリットがあります。また、レンタルの状態で長く利用すれば利用するほど、トータルの費用が高額になるため、その点にも注意が必要です。

レンタル契約をする上での注意点

レンタルは気軽にコピー機・複合機を導入できる方法です。しかし、上述したような費用面の問題から、長期契約には向きません。レンタル契約でコピー機・複合機を利用することも可能ですが、支払い総額はリース契約で導入した場合と比較して高くなってしまいます。

長期間複合機を利用することが明確にわかっている場合は、レンタル契約はおすすめできません。どれだけ複合機を使うかわからない場合は、レンタルを選ぶのが賢明といえます。

また、原則として中古のコピー機・複合機が提供されるという点も、導入する企業によっては注意する必要があります。まず、中古市場に出回っている機種に提供製品が限定されるという点で妥協が求められるケースは少なくありません。また、コピー機・複合機は新しい機種ほど印刷スピードや省エネ性能が向上しているため、レンタルでコピー機・複合機を導入すると最新機種との性能差にストレスを感じることがあります。

リース契約とは初期費用の発生についても注意が必要です。リース契約を利用する機会が多い企業ほど、レンタル契約の初期費用について見落としているケースがあります。レンタルサービスを提供している事業者には、初期費用の発生について忘れずに確認しておきましょう。

リース契約とレンタルの違いを比較

リースの方はレンタルよりも利用期間が長く、中途解約ができません。その代り製品は複数種類から選べます。初期費用が不要な点も、レンタルとは大きな違いです。

一方レンタルの方はリースよりも利用期間が短いのが特徴です。数日から契約することができるため、短期で利用したい方にメリットが大きくなります。また利用しなくなれば、契約を途中で終わらせることも可能です。ただし、製品が選べずレンタル会社におまかせなのと、初期費用が掛かるという点は、リースにはないマイナス要素かもしれません。

このようにリースとレンタルとでは契約形態とその内容に多くの違いが出てきます。それぞれのメリットとデメリット、自社が利用する際どちらを選択したほうが効率的なのか、事前にチェックしていきましょう。

リース契約がおすすめの会社

コピー機・複合機を長期的に利用することが決まっている場合は、必然的にリース契約が選択肢に入ります。上述したとおり、リース契約の一般的な期間は3～7年です。つまり、7年はコピー機・複合機を利用する場合は、リース契約を選んだほうがお得になります。

印刷業務は少なからずどんなオフィスでも発生します。また、近年はスキャン機能を利用したペーパーレス化も一般的です。そもそも複合機の導入を検討している段階で、そのオフィスが存続している限り複合機の必要性がなくなることはないでしょう。

その現場の将来性は、リース契約を選ぶ上でひとつの判断基準といえます。例として、存続が不透明な企業がリース契約を選ぶのはリスキーかもしれません。一方で、既に安定した経営状況を保っている企業が新たなオフィスや支社を構える場合は、リース契約がおすすめです

また、印刷品質に強いこだわりがある場合は最新機種を選べるリースが最適です。デザイン会社や設計会社、紙資料を印刷する会議が多い会社などは、画質や印刷速度に優れる機種をリースで導入しましょう。

レンタル契約がおすすめの会社

現在は、紙を使わないワークスタイルも普及しています。パソコンのコミュケーションが通信であり、顧客との請求業務にも紙を用いない場合はそれほどコピー機・複合機の必要性はないかもしれません。ワークスタイルが確立されていない状態で、コピー機・複合機によってどれほど業務効率が改善されるのか知りたい場合は、契約期間に縛られることのないレンタル契約が適しているといえます。

また、向こう3年程度の現場の将来性が見えない場合は、リース契約でコピー機・複合機を導入するのはおすすめできません。途中解約が可能なレンタル契約をまず利用し、事業の見通しが立ってからリース契約に切り替えてはいかがでしょうか。

状況によっては、そもそも期間限定で事務環境を構築する場合もあります。選挙事務所や工事現場の仮設事務所などはその代表例です。こうした現場では、契約期間が短いレンタル契約が適しているといえます。