※故障や利用方法などのサポートは、当社でコピー機をご契約いただいているお客様が対象です。

ビジネスの場において、かつては多くの人がFAX（ファックス）を利用していましたが、パソコンやスマートフォンの登場によりその数は年々減少。今ではFAXを利用する人は少なく、中には利用方法さえ知らない人も大勢います。

しかし、まったく利用していないわけではありません。数は多くありませんが、利用者がいることも事実です。

ビジネスの場においてFAXを利用している人がいる以上、FAXの送り方を覚えておいて損はありません。

ここでは、FAXを使用する上での最低限のマナーとFAXの送り方を詳しくご紹介します。

1.残り続けるFAXの文化

日常生活やビジネスシーンで頻繁に使われていたFAX。現在はどのような場面で使われることが多いのでしょうか。

ここでは、現在のFAX事情をご紹介します。

1-1.まだ根強い日本での需要

FAX文化は未だに根強く残り続けていますが、それは日本だけの話。実は海外から見ると、日本のFAX文化は不思議な光景に映っています。

2000年当時、日本でも「5年後にはFAX はなくなる」といわれていましたが、総務省設立のHATS推進会議が公開した資料によると、2015年にも205万台のFAXが出荷されています。これからも当分FAX文化は根強く残り続けるといえるでしょう。

※HATS：高度通信システム相互接続

1-2.根強くFAXが残る理由

日本で今後もFAXが今も根強く残ると考えられる理由には下記のようなものが挙げられます。

　　　　

1-2-1.高セキュリティである

　 　　　　

メールなどインターネット上でデータをやり取りすることに比べ、FAXはセキュリティが高いと一般的に言われています。ただし、FAX番号を打ち間違えるという物理的なミスもあるため、FAX番号の2度打ち設定をして、情報漏えい対策が必要です。

　　　　

1-2-2.高齢化によるITリテラシーの差

　 　　　　

年齢層が高い企業では、まだまだ紙文化が強く残っています。年齢層の高い方にはやはりFAXでの送信の方がインターネットでのファイル転送などと比べると簡単と感じられることが多いようです。

　　　　

また、取引先に新しい方法をお願いするのはハードルが高く、これまでの方法に従って対応しているというお声もあります。

　　　　

FAXなら特別な設備も不要なため、安価にできるという側面もあります。

　　　　

1-2-3.物理的に送受信の確認ができる

　 　　　　

「複合機から紙が出力がある＝何か届いている」と物理的にわかることは利便性が高いです。パソコン上でメールやシステムを活用する場合、通知を設定していてもすぐに気付けないこともあります。

　　　　

後述しますが、特に飲食や不動産などの業界ではFAXのこの特性が重宝されているようです。

2.FAXの送信方法

FAXを送ったことのない方は多いかもしれませんが、ビジネスにおいて使う機会がまったくないともいえません。取引相手がメールではなくFAXでのやりとりを希望する可能性は十分にあります。

ここでは基本的なFAXの送信操作方法をご紹介します。

2-1.【電話】FAXの送り方

まずはFAX送信機能の付いた電話でFAXを送る方法です。

1. 【1】電話機上部の蓋を開き、送る原稿をセット。
2. 【2】画面で送信先のFAX番号を入力したら、FAXボタンをプッシュ。
3. 【3】しばらくすると通信が開始されます。原稿読み込みができたら送信完了。

※機種にもよりますが、原稿はたいてい上下逆で裏返しにし、最初の文字が下になるようにセットします。

2-2.【複合機】FAXの送り方

次に複合機でFAXを送る方法です。

1. 【1】複合機でFAXを読み取る方法は2種類。自動送り装置と原稿台ガラスがあります。この際、原稿の裏表に注意しましょう。
2. 【2】画面で送信先のFAX番号を入力したら、FAXボタンをプッシュ。
3. 【3】しばらくすると通信が開始されます。原稿読み込みができたら送信完了。

複合機の場合、同じ原稿を複数の相手先に送信できる「メモリー送信」を使えば、効率的にFAXを送信することができます。

※機種にもよりますが、たいていの場合、自動送り装置では原稿を上向きに、原稿台ガラスでは原稿を下向きにセットします。自動送り装置では最初の文字から読み取るように、原稿台ガラスでは最初の文字を左上にセットします。

FAX機能付きの複合機も選べるリースプラン

3.ビジネスに役立つ！FAXの最低限マナー

FAXはただ送ればいいわけではありません。

ここでは、FAXを送る際に欠かせない最低限のマナーをご紹介します。

3-1.FAX送付状（FAX送付案内状）を送る

FAXを送る際は、併せてFAX送付状（FAX送付案内状・FAX送信状・FAX送信票ともいう）も送りましょう。

FAX送付状とは、用件や枚数が書かれた書面です。誰からどういった要件のFAXが届いているのかを、一目で知ることができます。

3-1-1.FAX送付状の書き方

ここでは、FAX送付状の書き方を解説します。

1. 【1】日付
   まずは日付です。FAXに送信日時が明記されることもありますが、いつ送ったのか記録を残すためにも記載しましょう。後日、先方に改めてFAXの内容について確認することがあった際に、記載しておくと問い合わせがしやすくなります。
2. 【2】タイトル
   「FAX送付のご案内」「FAX送信書」といったように、これがFAX送付状であることを明記しましょう。
3. 【3】送信先（宛先）
   送信する相手先の会社名や部署名、名前（役職があれば併せて）をしっかりと明記します。
   役職のある相手の場合は、書き方に注意しましょう。たとえば「田中部長様」といったように、役職名のあとに「様」を付けるのは二重敬語です。「部長　田中様」と、役職は名前の前に書きましょう。
4. 【4】送信元
   送信者の情報も明記する必要があります。個人名はもちろんのこと、「会社名」「担当部署名」「会社住所」「電話番号・FAX番号」なども明記するといいでしょう。
5. 【5】挨拶文
   長々と書く必要はありません。
   たとえば、「拝啓　貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。下記の書類をお送り致します。ご確認のほど宜しくお願い申し上げます。　敬具」という程度で問題ありません。相手が取引先などの場合は、拝啓と敬具を入れることが望ましいです。
6. 【6】送信枚数
   送信側できちんと送信できたとしても、相手側が送信枚数すべてを受信できているかどうかはわかりません。インクや紙切れで、途中で受信が止まってしまう可能性も考えられます。送信枚数を明記し、すべての枚数が受信できているかを把握してもらう必要があります。
7. 【7】送付内容・備考欄
   どのような要件か、どのような内容が書いてあるかを明記します。補足情報があれば、備考欄に記載してください。
   何かしらの返答が必要な場合は、〆切なども併せてお知らせしましょう。

3-2.ページ数が多い場合は番号を付ける

枚数が少ないならそこまで必要ありませんが、もしもページ数が多い場合は「1/15」「2/15」「3/15」というように文書番号を付けましょう。

3-3.しっかり届いたか確認をする

「再ダイヤル待ち」「再ダイヤル待機中」とディスプレイに表示された場合は、受信されていない可能性が考えられます。FAXを送信したら、FAX受信が無事にできているか送信先に電話で確認を取りましょう。もしも、FAXをご確認いただきたい方が外出などで社内にいない場合は、電話口の方にお渡しいただけるようにお願いしましょう。

3-4.読みづらい箇所は拡大する

送る側では読みやすい大きさでも、受け取る側では文字がつぶれて読めなくなっているケースもあります。もしも「読みづらいかもしれない」と思ったら、大きめの文字で原稿を作成、画像がある場合は拡大した上でお送りするようにしましょう。

3-5.FAXはカラーで送れる？

FAXといえば、モノクロで出力されるものが一般的です。

ですが「FAXはカラーで送信できるのか？」という疑問がある方もいるのではないでしょうか。実際に、カラーでFAXを送信できたら資料も見やすくなるし…というニーズも抱えている方もいると思います。結論から言うと、カラーでFAXを送信することは可能です。しかし対応モデルが少なく、実用的ではないというのが実情のようです。詳しく以下の記事で解説しています。

　　　　

FAXはカラー送信可能？カラー原稿を送る方法について

4.FAX機能のない複合機もたくさん登場

複合機には、FAX機能が付いたものがたくさんあります。

しかし、FAXを頻繁に使わない方向けに、最近ではFAX機能のない複合機も多数登場しています。日常生活ではなかなか使う機会のないFAXですが、ビジネスシーンにおいては健在です。もしも、このままFAX機能のない複合機ばかりが増えてしまうと、「FAXを使いたい」側と「FAXを使いたくない」側とで情報伝達がスムーズにいかないシーンが多数起こるかもしれません。

5.いまでもFAXでのやり取りが多い業界

業務内容によっては、メールなどのやり取りよりFAXの方が適しているというケースもあります。

ここでは比較的FAXでのやり取りが残っていることが多い４業種を紹介します。下記の業界と取引する際は特に、FAXでのやり取りが多くなる可能性が高いと覚えておくとよいでしょう。

5-1.FAXが残る業界①飲食サービス・宿泊業

レストランや居酒屋などの飲食サービス業や旅館やホテルなどの宿泊業の場合、発注関連でFAXを利用することが多いです。理由として、パソコンの前に座って作業する時間よりも、接客で現場で動き回る業務が多く、PCのメールがを頻繁に確認することができません。そこでFAXであれば、物理的に紙が出力されるため、届いたことに気づきやすくなります。

5-2.FAXが残る業界②不動産業

不動産会社同士、物件のやり取りをFAXで行います。 「古い業界だから」と思われがちですが、など様々な理由が述べられていますが、不動産業において「スピードが重要」というのも大きな理由です。 メールだと文章も添えて送らなければいけない、アドレスの確認もして・・と時間がかかりますが、ＦＡＸであればFAX番号をコピー機で打てば完了です。 その為、余計な業務を増やさないという意味も含めてFAXでのやり取りが根強いです。

5-3.FAXが残る業界③行政・裁判所

行政では言わずと知れて、紙でのやり取りが多いです。徐々に電子化も進んでいますが、一般企業に比べてすぐに動ける体制ではなく、また高齢者 やITリテラシーが低い方にもわかりやすい「 馴染み深さ」 からも行政の現場でFAXが当分無くなることはないでしょう。 また昨今インターネットをつかったサイバー攻撃も多い中で、行政は多くの個人情報を扱いますので、確実なFAXでのやり取りを好む傾向があるようです。

6.コピホーダイは複合機（FAX機能付）がレンタルできる

「会社の複合機にはFAX機能がなくて、いざというときに不便。」

「ビジネスではまだ欠かせないFAX機能付きの複合機が欲しい…でも、価格が高い」

そういったときは「コピホーダイ」をご利用ください。

コピホーダイは、FAX機能付きの複合機のリースも低料金で行っています。

大手企業から中小企業まで、累計5万以上の企業と取引した実績もあります。メンテナンス・サポート体制も万全です。トラブルがあった際のコールセンターも設置。スピーディーに問題やお困りごとを解決いたします。最短3日で納品され、1年以内の短期利用も可能です。

まだまだビジネスで使われることのあるFAX。もしも、複合機の購入を検討しているものの、高くて手がなかなか出ないとお悩みの方は、コピホーダイのご利用をご検討ください。

FAXの利用が減少しているのは事実ですが、まだまだFAXは持っていて損のないツールのひとつです。

FAX機能付きの複合機も選べるリースプラン

7.「知らない人が多いFAXマナー」

かつてのように頻繁にFAXを使うことはなくなりましたが、日本のビジネスシーンではまだまだ現役です。

これからFAXが衰退していくことは間違いありません。とはいえ、まだかなりの方がFAXを主要な情報伝達ツールとして利用している以上、そのスピードは急ではなく緩やかでしょう。FAXを使用する機会や利用する可能性があるならば、最低限のマナーを知っておいて損はありません。

急にFAXを使った仕事が舞い込んでも戸惑わないように、基礎的な知識は最低限身につけておきましょう。

まとめ

【FAXの送り方】複合機(コピー機)での送信方法と最低限のマナー

• FAXは海外ではほとんど使われていないが日本ではまだ健在
• ビジネスで利用する場合、FAX送付状は必要
• ページ番号を書いたり、送信後届いているか確認するなどのマナーがある
• FAX機能付きの複合機は購入よりも「コピホーダイ」でのレンタルがおすすめ