最終更新日:2020/12/23
複合機の入れ替えに最適なタイミングと欠かせない要素
新品の複合機（コピー機）を導入したとしても、いつか買い替えなければならないタイミングがやってきます。こちらでは、複合機（コピー機）の買い替えのポイントについて解説します。
複合機を買い替えるタイミング
どんなときに複合機（コピー機）の買い替えが検討されるのでしょうか？買い替えの代表的なタイミングについてお話しします。
寿命がきた時
代表的な買い替えのタイミングは寿命が来た時です。一般的に考えられている複合機の耐用年数は7年です。この前後で、徐々に印刷不良や紙詰まりなど不調が目立つことが多くなっていきます。専門業者に依頼して修理しながら使い続けることもできますが、その都度費用が発生するためコストパフォーマンスが良くありません。また、じきにメーカーが交換用部品の保有をやめてしまうため、最終的には修理自体が難しくなります。
複合機の寿命を決める要素
上述したように、複合機の一般的な耐用年数は7年程度です。しかし、条件によっては7年よりも短く寿命を迎えてしまうことがあります。複合機の寿命に影響する要素をご紹介します。
利用頻度
利用頻度が高ければ高いほど、内部の部品が摩耗していきます。上述した7年という耐用年数は一般的な利用頻度の寿命であり、頻度によってはさらに短い年数で寿命を迎えることがあります。
メンテナンス頻度
複合機（コピー機）を長く使うためにはメンテナンスが重要です。導入方法によってはメンテナンスの頻度が完全にオーナーに委ねられるため、放置されて寿命が短くなってしまうケースがあります。
利用期間
複合機（コピー機）は精密機械のため、利用による経年劣化が寿命に大きく影響します。一般的なオフィスの環境でも、少なからず内部の劣化は進んでいくものです。とりわけ、日光・湿気・ホコリなどがある環境では、経年利用によって少しずつ内部の部品にダメージが蓄積していくため、さらなる劣化の要因となり得ます。
求められる性能について検討したとき
複合機（コピー機）のメーカーは数年おきに新モデルをリリースしています。リリースのたびに印刷速度、機能数、セキュリティ、省エネ性能などが強化されているため、旧モデルからリプレイスすると大きな変化を感じるはずです。費用はかかりますが、業務効率を求める場合、買い替える価値は十分にあるといえるでしょう。
用途とマッチしていないとき
現場によって最適な複合機（コピー機）は異なります。導入したモデルを使っていて、現場の用途とのアンマッチを感じることも少なくありません。機能面で不足を感じた場合や、反対にオーバースペックでランニングコストばかりがかかっていると感じる場合は、買い替えを検討すべきタイミングです。
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買い替える複合機の決め方
複合機を買い替える際のモデルの決め方をご紹介します。
印刷速度
印刷速度は複合機を選ぶうえで代表的な性能です。特に利用頻度が高い現場では、印刷速度が速いモデルを選ぶことで業務効率への大きな好影響が現れます。印刷速度は、各メーカーが公開している１分あたりに連続出力可能なA4サイズ印刷の枚数で確認できます。
画質
現場によっては印刷物の画質が求められることもあります。画質についてもモデルやメーカーによって評価が分かれるため、慎重に選びたいところです。色数が多い資料を作る場合や、顧客に見せる印刷物の発行が多い場合は、画質にもこだわって複合機（コピー機）を選びましょう。
機能
特定の機能にこだわって複合機（コピー機）を選ぶのも選択肢のひとつです。複数人が複合機（コピー機）を使うのであれば、ネットワーク接続機能は欠かせません。ユーザーごとの使用履歴を管理したいのであれば、利用ログ機能が便利です。ランニングコストを気にするのであれば、人感センサーや自動スリープなど省エネ機能が充実しているものを選びましょう。
コスト
複合機は安い買い物ではありません。コストだけ考えれば安い複合機が望ましいといえますが、基本的にハイスペックな複合機ほど高コストになっていきます。求める性能とコストのバランスは検討が必要です。
メンテナンス
複合機は通常の用途で使用していてもトラブルが頻発します。簡単なトラブルであればユーザー側で解決できるようにしておくことがベストですが、そもそもメンテナンスしやすいモデルを選ぶことも大切です。また、購入に付帯する保守契約についても慎重に選ぶ必要があります。
複合機を買い替える際の問題点
購入した複合機（コピー機）を入れ替える際に問題となるのが、廃棄の手間です。
法人の資産で大型家電であることから、自治体にゴミとして回収してもらうことはできません。廃棄には、専門の業者を利用する方法、メーカー引き取りといった方法があります。しかし、いずれも費用がかかるのが難点です。
リサイクル業者や中古OA機器業者に売却すると売却額が手に入りますが、それほど高額になることはありません。依頼や見積もりといったステップを踏むため、手間に対するリターンが小さいといえます。年式が古いモデルでは、そもそも買い値がつかないことも少なくありません。
リースなら入れ替えが簡単
ここまでは、複合機（コピー機）の買い替えについてお話ししました。リースであれば、こうした買い替えの手間を回避できます。
契約終了と同時にリース会社によって使用モデルが引き取られるリースであれば、そもそもユーザー側が手間を負う必要はありません。引き続き複合機が必要な場合は、引き取りと同時に新モデルを導入して入れ替えを行うのが一般的です。
リースで複合機を入れ替えるメリット
リースでの複合機入れ替えには多くのメリットがあります。
最新機種を導入できる
リース会社によっては、その時点での最新機種をリースで提供しています。入れ替え前のモデルからは大きく性能が向上しているため、業務効率の向上が期待できるでしょう。
新品のため故障が少ない
リースで提供されているのは新品です。複合機は経年劣化によって不具合が多くなっていきます。そのため、故障が少ない新品を導入できるメリットは大きいといえます。
保守契約をリスタートできる
リース契約では、カウンター保守契約という保守サービスが一般的に提供されています。印刷枚数に応じた料金をリース料金に合わせて支払うことで保守が受けられる安定したサービスです。入れ替えでリース契約が更新されると、保守契約もリスタートとなります。
リース料金を見直しできる
新しいリース契約に移行する際には、リース料金を見直すことができます。もちろん、同じリース会社を継続して利用しなければならないという決まりはありませんので、複数のリース会社を比較検討して決めるのもおすすめです。
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リース契約満了前に入れ替えは可能？
リースでは5～7年という比較的長期の契約期間が設定されています。この契約期間内に複合機（コピー機）の機種を入れ替えることは可能なのでしょうか？
この点に関しては、リース会社によって対応が異なります。基本的にはモデルの入れ替えも途中解約として扱うリース会社が大半です。リースは契約者に提供しているモデルを前もってリース会社が購入する契約形態です。そのため、リースが途中解約になった場合も契約満了した場合に相当する支払いが求められます。そのため、実質途中解約は認められていないといえます。
ただし、そのリース会社との関係性が続くということであれば、単純な途中解約とは異なります。詳細な対応はリース会社に確認する必要があります。契約期間内での入れ替えを検討している場合は、リース会社に相談してみてください。
＊＊＊
複合機（コピー機）を買い替えるタイミングについてご案内しました。複合機（コピー機）の買い替えには少なからず手間は発生することもおわかりいただけたのではないでしょうか。リースでの導入は、入れ替えの手軽さの点も優秀です。複合機に買い替えを検討している場合も、これから初めて導入する場合も、リースでの導入・入れ替えをおすすめします。
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