最終更新日:2023/08/29
コピー機の2in1,4in1などのやりかたまとめ
コピー機で利用できる2in1、4in1といったページ集約の機能をご存知でしょうか。こちらでは、ページ集約機能の特徴や具体的な利用方法についてご紹介します。
2in1・4in1など、ページ集約とは
ページ集約とは、複数の原稿を1つのページに集約してコピーする方法です。多くのコピー機にはページ集約の機能が標準で搭載されています。
2in1は2枚の原稿を1枚に、4in1は4枚の原稿を1枚に集約する方法です。8枚の原稿を1枚にする8in1機能が搭載されているモデルもあります。
A4サイズ2枚を2in1でA3に集約する場合は、集約後の文字サイズ等は変わりません。一方で、A4サイズ2枚をA4に集約することも可能です。この場合、文字サイズが小さくなります。
ページ集約のメリット・デメリット
ページ集約のメリット・デメリットにご紹介します。
メリット
ページ集約には以下のようなメリットがあります。
1ページで読みやすくなる
ページを集約すると1ページに多くの情報がまとまります。内容によっては個別にページを割くよりも読みやすくなるでしょう。特にテキストとグラフを1ページにまとめたいときなどには便利です。
消耗品を節約できる
複数の資料をページ集約の機能を利用してまとめて複製すれば、集約数に応じて用紙を節約できます。トナーの使用量削減も可能です。また、コピー機の使用時間が減るため、電気代の節約効果も期待できます。
カウンター料金を軽減できる
コピー機を導入する際は、通常、保守契約のためのカウンター保守契約を結びます。カウンター料金は1枚印刷するごとに発生するため、大量に印刷すると大きなコストが発生してしまうケースがあります。ページ集約を利用すると、集約数に応じてカウンター料金を軽減することが可能です。
デメリット
メリットの一方でページ集約には以下のようなデメリットもあります。
読みづらくなることも
上述したように、原稿のサイズと集約後のサイズによっては元の記載内容と比較して文字などが小さくなります。そのため、原稿と比較して読みづらくなってしまうことも少なくありません。とりわけ、細かな文字が記載された原稿などは、無理に集約すると読みづらくなってしまうことがあります。
大きい用紙が必要
集約倍率によってはA3など大きな用紙が必要です。A3の印刷に対応していないモデルの場合は集約倍率を変えるなどの工夫が必要になります。
ページ集約の方法
ページ集約の一般的な方法についてご紹介します。
コピー機側で操作する方法
まずはコピー機側で操作する方法についてご説明します。
1. タッチパネルの「設定」から「集約」を選択。
2. 集約したい原稿を順番にスキャン。
3. 配置を指定し、出力。
コピー機によって細かな違いはありますが、おおむねこのような方法で集約可能です。詳しくは、各製品のマニュアルをご確認ください。
パソコン側で設定する方法
コピーではなくデータからプリントする場合もパソコン側からの指示で集約が可能です。Word、Excel、PowerPointなどのOfficeソフトは、標準でページ集約の機能が搭載されています。ファイルメニューの「印刷」にある「設定」から集約数を指定することができます。
ページ集約の注意点
ページ集約には以下のような注意点があるため、意識して利用する必要があります。
倍率に注意
2in1では50%に、4in1では25%に1枚の原稿サイズが縮小されます。文字が読みづらくなる可能性があるため注意が必要です。集約数を多くするほど用紙を節約できますが、むやみに集約することはおすすめしません。一度、集約の仕上がりを確認したうえで複製する方が良いでしょう。
配置や向きに注意
一般的なページ集約の機能では配置を変更することができます。設定によっては希望の順番で印刷されないこともあるため注意が必要です。一般的には左から右、Z字の順番で出力すると読みやすいと考えられています。また、縦読みか横読みかによって原稿の配置や向きを変える必要があります。
ページ集約の用途
ページ集約はオフィス業務において便利な機能です。ページ集約の具体的な用途をご紹介します。
冊子作成
2in1を利用すれば2ページを同時に印刷できるため、効率的に冊子作成ができます。用紙の両面に2in1で印刷するのが一般的です。用紙を中央で折り、重ねた際に冊子ができあがるようにページ配分に気を付ける必要があります。
スライド資料の作成
プレゼンテーションなどではスライドを見せながらスピーチを行います。この際、スライド資料を参加者にも配布するのが一般的です。しかし、プレゼンテーションの内容によってはスライド資料のページが多くなってしまうことがあります。この際、ページ集約の機能を利用するとページ数が削減されて節約になるほか、読みやすくなるためおすすめです。
＊＊＊
いくつかの注意点はありますが、適切に使えばページ集約はとても便利な機能です。現代の標準的なコピー機にはページ集約機能が搭載されています。積極的に利用して、印刷業務のコスト削減や業務効率化を試みてください。
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