最終更新日:2021/02/20
複合機の情報漏洩対策について
オフィスに複合機を導入している場合は、複合機の情報漏洩対策についても抜かりなく行いましょう。過去には、情報漏洩によって重大な事件が起きた例もあります。こちらでは、複合機の情報漏洩対策についてお話しします。
複合機には機密データが保存されている
複合機は、原稿をコピーする、資料をスキャンする、パソコンのファイルを印刷するといった使い方が一般的です。日々使っている中で、複合機に重要なデータが保存されているというイメージはあまりないかもしれませんが、取り扱い方によっては、複合機から機密データが外部に漏れてしまう可能性があるという意識が必要です。
複合機に内蔵されている記憶領域
複合機には、パソコンと同じようにHDDとメモリという2種類の記憶領域が搭載されています。長期記憶を担当するのがHDD、短期記憶を担当するのがメモリです。これらの記憶領域には、スキャン、プリント、コピーのデータが記録されています。オフィスで使っている複合機の場合、社外には出せないデータが多くあることでしょう。そのためパソコンと同じように、セキュリティーについてはシビアに考える必要があります。
複合機からの機密データ漏洩の可能性が露わになった調査
現在、複合機はインターネットに接続するのが一般的です。便利に使えるようになった一方で、インターネットに繋ぐことによる情報漏洩のリスクも否定できません。
過去には、国内の複数の大学で、複合機のセキュリティ対策が十分にされておらず、情報がインターネット上で誰でもアクセスできる状態になっていたことが報告されています。それが原因で、アンケート情報や答案用紙の情報が流出しました。
オフィスでも、こうした複合機のリスクは無関係ではありません。情報漏洩を防ぐための取り組みがユーザーにも求められます。
複合機の情報漏洩パターン
複合機の情報漏洩にはいくつかのパターンがあります。代表的な複合機の情報漏洩パターンをご紹介しましょう。
ネットワークからの不正アクセス
ネットワークに接続されている以上は、複合機が不正にアクセスされる可能性が否定できません。上述した大学の情報漏洩事件は、こちらに該当します。外部からのアクセスを遮断する何らかの対策が必要です。
電話回線からの不正アクセス
FAX用の電話回線から複合機へ不正にアクセスされるケースがあります。メーカーによっては、電話回線経由に不正アクセスが遮断される設計になっているものもあります。
不正な操作
誰かが複合機を操作し、不正に情報を流出させることも考えられます。複合機を利用できるのは、信頼できる人間だけに限定すべきでしょう。また、万が一の場合のため、操作のログを残しておく必要もあります。
記憶領域からの漏洩
上述したとおり、複合機の記憶領域には機密データが保存されています。そのため、複合機本体の取り扱いにも注意が必要です。複合機は大型のため盗難されるケースはあまり考えられませんが、処分・廃棄する際は、データの消去が必要です。
人為的ミスによる漏洩
ユーザーのミスによって複合機から情報が漏洩することも考えられます。代表的な例がFAXの誤送信です。送信先の番号を手作業で入力している場合は、ミスに気を付ける必要があります。
出力した紙からの漏洩
出力した紙を紛失したり、盗難されたりして、情報が流出することも考えられます。複合機本体と同様、出力紙についても厳正な取り扱いと処分が必要です。複合機に置き忘れたり、シュレッダーにかけずに処分したりしてしまったことで情報漏洩が発生します。
複合機の代表的なセキュリティー対策
複合機からの情報漏洩を防ぐために大切なセキュリティー対策をご紹介します。
記憶媒体からの漏洩を防ぐために
記憶媒体からの漏洩を防ぐための取り組みとしてデータの暗号化が挙げられます。暗号化をすると、パスワードを知っている人間しかデータの閲覧ができません。暗号化機能を搭載したモデルを選ぶとともに、暗号化設定をしておくことも忘れないようにしましょう。
また、定期的にデータを消去しておくことも大切です。特に、複合機を処分する前はデータ消去が必須なタイミングといえます。
人為的ミスを防ぐために
FAXの誤送信はまったく関係のない宛先に社外秘の情報を送信してしまうことになるため、避けなければなりません。送信先に関しては、慎重に確認するようにしましょう。
また、複製した資料の取り扱いに関してルールを設けることも大切です。出力紙を処分する際には、シュレッダーを徹底しましょう。
不正アクセスを防ぐために
通信を暗号化しておくと、インターネット経由の不正アクセスを防止できます。暗号化方式としては、SSL/TLSが一般的です。
また、ユーザー設定も重要です。起動時のパスワードを設定しておくと、限られたユーザーしか複合機を利用できなくなります。ユーザー設定をしておくことで、利用履歴を管理することもできます。
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まずは複合機に重要な情報が記憶されていることと、適切なセキュリティー対策が求められることを認識しておきましょう。オフィスに複合機を導入している場合は、情報漏洩対策についてもシビアに考えることが必要です。
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