最終更新日:2019/10/17
コワーキングスペースに適したコピー機・複合機は？コピー機・複合機をリースするときの選び方や注意点をご紹介
テレワーカー、ノマドワーカーなどオフィス外で仕事をする人などに利用されているコワーキングスペース。そんな現場に欠かせない設備のひとつがコピー機・複合機です。こちらでは、コワーキングスペースにコピー機・複合機を導入する際の注意点や、必要な機能、リース会社の選び方についてご紹介します。
コワーキングスペースにはコピー機・複合機が求められる
働き方の多様化により、テレワーカー、ノマドワーカーといった働き方が注目を集めるようになりました。自宅でリラックスしながら作業できるのが魅力ですが、少し環境を変えて仕事をしたいというニーズもあります。そうした場合に利用されるのがコワーキングスペースです。
※参照：CBRE 特別レポート
https://www.cbre.co.jp/ja-jp/about/media-centre/japan-coworking-report-sep-2018
コワーキングスペースにはオフィスの代わりとしての機能が求められます。当然コピー機・複合機もオフィスの重要な機能の一部です。現在はペーパーレスでのやり取りが多くなっていますが、営業先訪問での資料印刷、請求書作成などでコピー機・複合機を使わなければならないケースは少なくありません。こうしたニーズから、コワーキングスペースにはコピー機・複合機を設置すべきといえるでしょう。
コワーキングスペースにコピー機・複合機を導入する際の注意点
コワーキングスペースに実際に導入する際にはいくつかの注意点があります。代表的な注意点をご紹介しましょう。
料金回収
印刷料金を利用者に請求する必要があります。印刷枚数を確認しコワーキングスペースの利用料金と同時に精算する方法もありますが、コワーキングスペース側と利用者側の双方にとって非効率です。そのため印刷の料金は利用者に対して1枚ずつ課金するスタイルが一般的です。料金回収を効率化する方法は後ほど紹介します。
接続は無線が前提
コワーキングスペースでは、不特定多数の人がコピー機・複合機を利用します。そのため、有線での接続は現実的ではありません。USBメモリーを接続して印刷する方式も考えられますが、効率を考えると無線接続が前提となるでしょう。無線接続の方式としては、無線LAN（Wi-Fi）を経由するインフラストラクチャー方式、各端末とコピー機・複合機を直接接続するアドホック方式（Bluetooth、Wi-Fiダイレクトなど）が挙げられます。
セキュリティ対策
コワーキングスペースで印刷されるのはビジネス用の文書です。そのため、セキュリティ上の問題からコピー機・複合機に残る残存データを懸念する利用者もいます。セキュリティの高いコピー機・複合機の設置を検討しましょう。
料金回収を効率化する方法
ここからは上述したような問題を解決するための方法を紹介します。
コピー機・複合機の利用料金回収を効率化する方法としては、以下のようなものが挙げられます。
コインベンダー
コインベンダーはコンビニのコピー機に搭載されているような現金でコピー料金の決済を行うための装置です。硬貨で支払いを行うコインベンダーが一般的ですが、紙幣に対応しているものもあります。コインベンダーがあれば、印刷枚数に応じた料金を利用者側で精算可能です。
コインベンダーは全てのコピー機・複合機のオプションとして提供されているわけではないので設置機種を選ぶ際には注意しましょう。また、現金を扱う関係上、料金設定は基本的に10円単位です。印刷料金を経費として精算する利用者も多いため、レシートが発行されるコインベンダーが望ましいでしょう。
コインベンダー付のコピー機・複合機のメリットや利用シーンについてはこちら
ICカードリーダー
交通系ICカードなどを読み取れるICカードリーダーで印刷料金を精算する方法もあります。小銭を必要としないのでコインベンダー以上に効率的な精算が可能になるでしょう。また、基本的に10円単位の料金設定しかできないコインベンダーと異なり、ICカードリーダーでは1円単位での料金設定が可能です。
セキュリティ対策としての取り組み
利用者の懸念点を払拭するためにセキュリティ対策も重要です。以下のような取り組みがコワーキングスペースに導入するコピー機・複合機のセキュリティ対策として挙げられます。
データ上書き機能・暗号化
コピー機・複合機に内部データを主力する度に上書きする機能や、外部からHDDのデータを取得できないようにする暗号化機能があるとセキュリティが担保されます。また、そのことを事前にアピールしておくと、利用者にとっての安心につながります。
原稿取り忘れアラート
原稿をコピー機・複合機の読み取り部に置き忘れてしまう利用者も少なくありません。後から原稿の取り忘れが発覚した場合、持ち主を特定するのは難しいでしょう。何より、ビジネス上の文書が外部に流出するとトラブルにつながるおそれがあります。原稿の取り忘れを防止するアラート機能が搭載されているコピー機・複合機であれば、トラブル回避につながるでしょう。
メンテナンス体制が充実したリース会社を選ぶ
コワーキングスペースにコピー機・複合機を導入する場合、不特定多数の人による頻繁な利用が予想されます。そのため、機器の不具合や故障が多くなるかもしれません。利用者に不便を感じさせないために、迅速にメンテナンスを行ってくれるリース会社と契約することをおすすめします。
コワーキングスペースを運営する場合、コピー機・複合機はぜひ導入していただきたい設備のひとつです。効率的な料金回収の方法を採用すれば、コワーキングスペースの利益増加にもつながるでしょう。
4.まとめ
コワーキングスペースに適したコピー機・複合機の選び方についてご紹介しました。以下のようなコピー機・複合機を導入することをおすすめします。
● コインベンダーなど料金回収を効率的にできる機種
● 無線接続が可能な機種
● データ上書き機能・暗号化機能・原稿忘れアラート機能が搭載された機種
また、多くの人が利用するため、メンテナンス体制が整っているリース会社を利用することもポイントです。
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