オフィスプリンターや複合機を選定する際は、必ず比較すべきポイントがあります。オフィスプリンターや複合機が搭載している機能や印刷方式をしっかり確認して、無駄のないベストな選択をしましょう。

今回は、オフィスプリンタ・複合機を選ぶときに、比較・検討で役に立つ基礎知識をご紹介します。

オフィス用の複合機・レーザープリンタでおすすめの搭載機能

複合機・レーザープリンタはモデルによって搭載機能が異なります。現場の業務に合わせて、効率化が期待できる機能が搭載されたモデルを選ぶことが大切です。複合機・レーザープリンタの搭載機能についてお話しします。

搭載機能にはどんな種類が？

複合機はプリンタやコピー機、スキャナー、FAXを合体させたOA機器であり、それぞれの機能を1台で利用できる点が大きな魅力です。この他にも、オフィスユースを意識したさまざまな機能が搭載されています。

メーカーによって搭載機能は異なりますが、印刷や資料作成の機能とセキュリティ機能が代表的です。

コピーの倍率変更、印刷のソート機能などは広く利用されている印刷・資料作成の機能です。ユーザー管理機能を利用するとセキュリティや印刷状況の管理が可能になります。また、近年はクラウドのストレージと連携できる複合機も一般的です。

いくつかの機能はオプションを追加することで利用できるようになります。例として、フィニッシャーは出力された用紙を自動的に綴じる機能であり、複合機本体とは別にオプション機器の取り付けが必要です。

注意してみるべき搭載機能は？

複合機の機能のなかで特に注意して考えていただきたいのがセキュリティの機能です。

複合機を使用していると、スキャンデータや印刷で送信したデータ、FAXで送信したデータが内部のHDDに蓄積されていきます。一部は、企業にとって重要な、社外秘の情報です。セキュリティが弱いと、こうした情報が外部に漏れてしまうことが考えられます。

過去には、実際に複合機から情報が漏洩したトラブルが大きく話題になったこともあります。企業が複合機を導入する場合は、「重要なデータが保存された記憶領域」であることを理解し、セキュリティ機能が充実した複合機を選ばなければなりません。

セキュリティ機能としては、データの定期的なクリーンアップ機能、データの暗号化機能などが代表的です。

オフィス用のプリンタに必須の機能

現在、オフィスに導入するプリンタに必須といえる機能のひとつが、Wi-Fi機能です。従来は、印刷する際にプリンタとパソコンをケーブルで接続する必要がありましたが、Wi-Fi対応のプリンタであれば、無線でパソコンを接続できます。

ケーブルをパソコンと常時接続しておく必要がない点や、ノートパソコンをプリンタのそばへ移動させ、都度プリンタと接続する必要がない点は大きな魅力です。配線によってオフィスのレイアウトが崩れない点もメリットのひとつです。

Wi-Fi対応は近年のプリンタ・複合機には、基本的に標準搭載されています。特に複数人が仕事をしているオフィスでは業務効率化に大きく貢献する機能のため、利用してみてください。

複合機を選ぶ上で必要な機能について

印刷機能だけを備えている装置をプリンタと呼び、印刷機能に加えてスキャナー機能やファクシミリ機能も装備している装置を複合機と呼びます。

オフィスにおける利用目的をしっかり考え、プリンターと複合機のどちらを導入するか決定してください。印刷機能以外を使用しない場合は、プリンターを選びましょう。

印刷速度

単純に考えて、印刷速度は速いに越したことはありません。しかし、印刷速度が速いほど装置の価格も高くなる傾向があります。そのため、月間印刷枚数が多い企業は印刷速度の速い機種を、少ない企業は印刷速度の遅い機種を選ぶケースが一般的です。

印刷速度は、印刷方式によっても変わります。基本的には、レーザー方式の方がインクジェット方式よりも早く印刷できます。最近ではレーザー方式に近い速度で印刷ができるインクジェット方式のプリンターもありますが、カラー印刷などではやはり速度が遅くなる場合が多いため、注意してください。

カートリッジの消費速度

レーザー方式とインクジェット方式の機種では、インクカートリッジの消費速度が異なります。一般的に、インクジェット方式よりもレーザー方式の方が、1カートリッジ当たり多くの量を印刷できます。

また、インクジェット方式のプリンターはモノクロ印刷の際にカラーインクを消費する点にも注意が必要です。モノクロ印刷を行う頻度が高い場合は、レーザー方式のプリンターの方がカートリッジのコストを削減できるでしょう。

スキャナー機能

スキャナー機能を備えた複合機を購入する際は、スキャン速度を確認しましょう。月間読み取り枚数とのバランスを考え、ちょうど良い速度の機種を選んでください。

また、読み取り可能なサイズにも注意が必要です。レーザー複合機はA4機とA3機の価格差が非常に大きいため、A3サイズを読み取る頻度が少ない場合は、単機能のA4機とA3スキャナーを別々に購入することをおすすめします。

記録技術の比較

レーザー方式の方が、インクジェット方式よりも耐水性の高い印刷物を出力できます。そのため、請求書や納品書など相手先に提出する出力物が多い場合は、レーザー方式を選択すべきかもしれません。

最近はインクジェット方式も印刷物の耐水性が高まってきていますが、やはり基本的にはまだレーザー方式の耐水性の方が上です。万が一の水濡れ事故に備えたい場合は、レーザー方式をおすすめします。

耐用年数について

企業が備品として導入する物品や機材には、減価償却可能な法定耐用年数が定められています。複合機の耐用年数は5年です。この年数は、一般的な複合機が寿命を迎える300万枚の印刷に到達する期間から算出されています。

一方で、上述した耐用年数の5年はあくまで一般的な印刷頻度から割り出された期間であり、導入現場の使用頻度により実際の寿命が変わってくる点には注意が必要です。使用頻度が低ければ長持ちすることも考えられます。反面、頻繁に使用すれば5年を待たずして寿命を迎えてしまうでしょう。

また、複合機の使用状況に関わらず、7年程度でリプレイスを行うのが一般的です。導入したのが最新機種だったとしても、7年経過すると劣化が考えられるだけではなく、その時点での最新機種との間に大きな性能差が生じています。一般的なリース契約でも、こうした劣化や性能際によるリプレイスの必要性を考慮した契約期間が設定されています。

オフィス用の複合機・レーザープリンタはここで選べ

ここまでご紹介した機能面や仕様以外にも、レーザープリンタを選ぶ際に注目していただきたい要素があります。特にオフィス用に複合機・レーザープリンタを導入する場合、あらかじめ確認しておかなければならない点は少なくありません。導入してからのコストや運用のスムーズさに関わってくる要素も多いため、細かく調べたうえで選びましょう。以下では、オフィス用のレーザープリンタを選ぶ際に特に注目していただきたい要素をご紹介します。

ランニングコストについて

オフィスプリンターや複合機は購入することの他に、レンタル契約やリース契約で使用することができます。ランニングコストを考える際に、注意すべき点は契約の形態です。契約の形態としては、「カウント契約」や「スポット契約」があり、どちらを選ぶかによってランニングコストの計算方法が異なります。

カウンター契約では印刷した用紙の枚数によって、スポット契約ではトナー使用量によって、ランニングコストが変わります。トナー使用量が多いデータを印刷することが多い場合はカウンター契約、少ない場合はスポット契約が良いでしょう。

設定方法について

複合機・レーザープリンタを利用するためには、パソコンでの設定が必要です。通常、プリンタにはCD-ROMが付属しているため、そちらを読み込むドライバをインストールできます。ドライバが配布されているメーカーホームページのURLがマニュアルに記載されていることもあります。

Windows Updateからドライバを入手することも可能です。こちらが最も簡単な設定方法といえます。この設定方法はすべての機種が対応しているわけではないため、メーカーホームページで対応OSを調べておくと安心です。

複合機・レーザープリンタの設定は決して難しくはありませんが、手間に感じる場合は事業者にサポートを依頼することもできます。リースで導入する場合は、リース会社が対応してくれるはずです。コピホーダイでも複合機・プリンタの設定に関するサポートを行っております。複合機・レーザープリンタの利用に関してお困りの場合は、お気軽にご相談ください。

おわりに

オフィスプリンターや複合機を比較する際は、一つ一つ確実に比較ポイントを確認し、適切な判断を行いましょう。使用目的をしっかり把握した上で、それぞれのオフィスプリンター・複合機の性能データをよく見て比較を行なってください。

オフィスプリンター・複合機は、これから長い間使用し続ける可能性が高い機械です。さまざまな製品を見比べ、後悔のない選択をしましょう。