最終更新日:2023/09/06
失敗しない起業時のコピー機や複合機の選び方
オフィスに必要になる設備のひとつがコピー機・複合機です。書類のコピーや、印刷、スキャンなど、起業間もない時期は特に必要となる機会も多いのではないでしょうか。ペーパーレス化の需要が高い現在でも、手に取って見やすい紙資料が求められるケースは少なくないはずです。
コピー機や複合機、プリンターなどは、一度導入すると簡単に交換できるものではないため、機種や業者・契約内容は慎重に選ぶ必要があります。こちらでは、コピー機・複合機の代表的な導入方法であるリース契約とレンタル契約に焦点をあて、双方の特徴や異なる点、メリット・デメリットについてお話しします。
コピー機・複合機の導入方法
オフィスでの必要性が高い一方で、コピー機・複合機の希望小売価格は基本的に高額です。設備投資のために資金が圧迫される状況は企業にとって好ましくありません。とりわけ起業時は、さまざまな準備資金が必要になります。そのなかで「初期投資をなるべく抑えたい。」「なるべく多くの資金を本業にまわしたい。」と考えるのは当然のことです。
主に以下の3つが、法人が初期コストを軽減してコピー機・複合機を導入する方法として普及しています。
1.「リース契約」
2.「レンタル契約」
3.「中古品の購入」
ここでは、特に「リース契約」「レンタル契約」の違いや、双方のメリット・デメリットについてお伝えします。
リース契約とレンタル契約の違い
そもそもリース契約とレンタル契約は何が違うのでしょう。大きな括りで考えると、リースもレンタルも「借りる」という意味では同じです。リース契約とレンタル契約の違いについて項目別にお話ししましょう。
| リース | レンタル | |
|---|---|---|
| 契約期間 | 長期 | 短期 |
| 提供製品 | 新品 | 中古 |
| 審査の有無 | 有 | 無 |
| 保守・メンテナンス | 料金外 | 料金内 |
契約期間
レンタルの場合は自由に契約期間が設定できる（ただしコピホーダイでは3ヶ月～）のに対し、リースの場合は、あらかじめ決められた期間でのみ使用可能となります。ただし、リース期間は3～5年程度と長めに設定されています。起業後間もなく、コピー機・複合機の利用期間が定まっていない場合はレンタルも視野に入ります。
提供製品
リースとレンタルでは利用できる機種にも差が出ます。レンタルの場合、基本的には決められた機種から選ぶことが多く、製品の大半は中古です。一方で、リースの場合は、利用できる機種に制限がないため、新品の機種や自社の用途に応じて契約する機種を変えることができます。
審査の有無
リースでは長期的な契約を結ぶため、顧客の支払い能力を判断する審査がリース会社によって行われます。審査に通らない場合、コピー機・複合機を導入することはできません。レンタルは短期契約のため、多くの場合審査は実施されません。審査が行われる場合も、リースの審査と比較すると基準が緩和されています。
保守・メンテナンス
リースの場合、保守・メンテナンスのためのカウンター料金をリース料金とは別に支払います。対して、通常のレンタル契約では料金のなかに保守料金が含まれています。
リース契約のメリットとデメリット
リース契約とレンタル契約の違いについてお話ししました。続いて、それぞれのメリット・デメリットについてご紹介します。リース契約の代表的なメリット・デメリットは以下のような要素です。
リース契約は、原則として契約期間途中での解約ができません。やむを得ず解約する場合は、契約満了までに相当する総額料金を一括で支払う必要があります。
また、リース契約は購入ではないため、支払いを終えたあとはコピー機・複合機は原則返却しなくてはなりません。起業時は、初期費用を抑えることを重要視しがちですが、リース契約のデメリットも確認し慎重に決めましょう。
リースが向いている企業
リース契約は以下のような企業に適しているといえます。
- コピー機・複合機を長期的に利用する企業
- 最新のコピー機・複合機を利用したい企業
- 用途が決まっており、特定のコピー機・複合機を利用したい企業
| メリット |
|---|
|
| デメリット |
|---|
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レンタル契約のメリットとデメリット
続いて、レンタル契約のメリットとデメリットをご紹介します。
通常、レンタル契約ではレンタル料に保守料金が含まれています。一方、リース契約の場合、リース料と保守料を別々に支払うため、双方を比較するとレンタル料のほうが高くなってしまうケースがあります。起業間もない時期は、機器のサポートを受けることも多くなると考えられるため、用途や目的を踏まえて契約方法を選びましょう。
レンタルが向いている企業
レンタルでの導入は以下のような企業に適しています。
- 短期間のみコピー機・複合機を利用する企業
- コピー機・複合機の利用期間が明確に決まっていない企業
- 最新の機種や機能にこだわりがない企業
| メリット |
|---|
|
| デメリット |
|---|
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レンタル・リースを決める判断基準
コピー機・複合機を導入する際、レンタルとリースのどちらを選ぶべきなのは状況によって異なります。レンタル・リースを選択する判断基準についてお話ししましょう。
利用期間
コピー機・複合機の利用期間はオフィスの状況によって異なります。起業直後、スタートアップ時など事業の長期的な未来が確定していない場合は、期間の短い契約が適切かもしれません。また、一時的に設けた事務所にコピー機・複合機を導入する場合など、あらかじめ利用期間が定まっている場合もあります。
契約期間について簡単に述べるとリースは長期であり、レンタルは短期です。さらに、リースは原則として途中解約ができません。そのため、リース契約で導入したコピー機・複合機が想定よりも早く必要なくなった場合、リース料金が無駄になってしまうケースも考えられます。
一般的なコピー機・複合機のリース期間は最低でも3年程度です。あくまで短期間のみ利用したい場合は、レンタルでの導入が最適でしょう。利用期間のめどが立っていない場合も、レンタルでの導入をおすすめします。
ただし、上述したように料金はリースよりもレンタルのほうが割高です。また、カウンター保守料金はレンタルのほうが高いという注意点もあります。一般的には3年以内の利用であればレンタル、3年以上の利用であればリースがお得と考えられていますが、一度緻密な料金シミュレーションをしておきましょう。
使いたい製品
コピー機・複合機は各メーカーよる頻繁な製品リニューアルが行われています。最新機種にはその時点でのオフィスユースを意識した機能搭載や、印刷スピード・復帰スピードなどスペック向上が実施されていることが多く、新しい製品を導入するメリットは大きいといえます。省電力化など、ランニングコストに関わるスペックが向上しているケースも少なくありません。
上述したとおり、リース契約で貸与されるのは新品の製品です。つまり、各メーカーがその時点で取り扱っている製品が提供されます。リース会社によっては、リリースされたばかりの最新機種をラインナップしているケースもあります。
対して、レンタルで提供されるのは基本的に中古の製品です。希望の製品を導入できるかどうかは、中古市場での流通状況やリース会社が保有している在庫によって決まります。しかし、やはり最新機種がレンタルで提供されることは少ないでしょう。
導入したい製品にこだわりがある場合は、リースを選ぶほうが適切です。もちろん、印刷が業務上それほど重要ではなく、スペックを求めない場合はその限りではありません。レンタルで手に入る中古の旧機種でも、通常のオフィス業務であれば問題なく使えるはずです。
おわりに
リース契約とレンタル契約にはそれぞれメリットとデメリットがあるため、慎重に判断する必要があります。とりわけ、起業の際には想定される契約期間から注意して選ばなければなりません。それぞれのメリット・デメリットを十分に理解し、適切な方法でコピー機・複合機を導入してください。
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