最終更新日:2020/10/27
コピー機リースの仕組みやメリット、契約前から契約満了時までの流れについて
今の時代、オフィスにコピー機は必須の設備です。新しくオフィスを構えたり、移転する際には「コピー機をどうやって用意するか」という選択を迫られます。特に業務上コピー機の利用が頻繁な場合や、フロア数や社員数が多く、複数のコピー機を用意する必要がある場合はより難しい選択肢となります。
選択肢のひとつとしては、設備投資として「購入」することが挙げられますが、別の選択肢として「リース」もビジネスにおいては有効な手段となります。今回はコピー機のリースについて、その仕組みと導入までの流れ、そこから生まれるメリットを紹介します。
コピー機リースの仕組み
リースの仕組みは一般的にはあまり認知されていないかもしれませんが、多くの会社がコピー機のリースサービスを利用しています。
「リース」は、リースサービスを提供しているリース会社と契約することで、そのサービスを受けることができるようになりますが、そのリースサービスはどのような仕組みになっているのでしょうか。
リース期間
車などのリースと同じで、リース契約には期間が定められており、あくまで目安ですが、5年から6年の契約が一般的です。
リース会社によっては2年以下の短期契約も用意されていることがありますので、用途に応じた最適な契約期間を選ぶことができます。
また、最新機器に乗り換えたいなどの理由で、リース期間中に契約を組み直すことが認められている場合もありますので、必ずしも同じ機器を契約満了まで使い続ける必要はありません。
所有権
コピー機を資産とみなした時に、リースと購入とで大きく異なる点は、最終的にそれが誰の持ち物になるかということです。
購入であれば、購入者に所有権がありますが、リースの場合はリース会社にその所有権があります。リース会社はコピー機の利用をサービスとして提供しているので、契約期間満了後はコピー機は基本的には持ち主であるリース会社へと返さなければいけません。
もし、継続してコピー機を利用したいのであれば契約期間満了後に新たなリース契約を締結することで、今まで通りコピー機を利用できます。
保守や修理
コピー機を使っていれば紙詰まりやシステムエラーなどによる不調が発生することがあります。自社の所有物として購入した場合、すべて自己責任でメンテナンスする必要がありますが、リース契約に保守や修理のサービスが盛り込まれている、またはオプションとして用意されている場合はそれを代行してもらえます。
利用料・コスト
コピー機の購入とリースではお金の流れが大きく違います。リースは売買契約ではないため、リース会社の所有するコピー機を契約者が月々の利用料を払い使用するサービスです。
通常、契約年数やオプションやその他の条件によって利用料が変動しますが、長く使えば使うほど割安になり、反対に短い契約期間であれば割高になる傾向です。その他に、導入やセットアップに一時的なコストが発生する場合もありますので、トータルコストで考える必要があります。
コピー機リースのメリット
コピー機リースの仕組みを総括すると、リース会社がコピー機を気軽に導入・運用しやすい環境やサービスを整えて、提供していることがわかります。では、コピー機の購入と比べてリースは具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。
大きな投資を必要としない
まず大きなメリットとして、キャッシュフローの優位性が挙げられます。経営者にとってキャッシュフローの圧迫は大きな問題です。できれば利益に直接つながる設備投資や人材の雇用などに投資を集中したいところですが、コピー機などのバックオフィス業務に不可欠な設備投資は無視できません。
最新のコピー機となると一台数百万規模のものもありますが、リース契約の場合、アップフロントでの大きな投資を必要としないところが大きな魅力です。毎月定額を使用料として支払えばよいため、余剰キャッシュフローを会社の成長のために再投資できます。
使えば使うほど安くなる
コピー機リースの仕組みで「契約年数が長いほど月々の使用量は安くなる傾向にある」と挙げましたが、実は契約満了後にリース契約を再契約することでさらに使用料を安く抑えることが可能です。
５年間のリース契約を満了して再リースした場合、月々の利用料が元々の契約の20％まで抑えられることもあります。特に最新型のコピー機でなければいけないというこだわりがなく、同じコピー機の継続利用が可能であれば、これは大きなメリットになります。
導入やメンテナンスが楽
大型のコピー機や最新のコピー機は導入やメンテナンスが非常に面倒で、特に機能が複雑であったり、ネットワークの設定が必要だったりすると自力で対応できない可能性すらあります。
リース契約の場合、契約に組み込まれている場合もあり、その場合はメンテナンスにかかる手間がなくなります。（当サイト「コピホーダイ」からのご導入は、地域にもよりますが当社自身によるメンテナンスサービスが契約に含まれています。）
オプション料金でメンテナンス料がかかるとしても、管理工数の削減という観点で考えると、これもひとつのメリットといえるでしょう。
コピー機リースの流れ
では、リース契約はどのような流れで締結され、その契約が履行された後はどのように事が進むのでしょうか。
１．リースの検討・シミュレーション
まずは、リースの検討事項を洗い出してみるとよいでしょう。例えば、どのくらいの年数使う予定なのか、どのような機能が必要なのか、オフィス移転の予定の有無、運用体制などが考えられます。リースと購入のどちらが良いのか、または何年リースするかなどをシュミレーションしてみるとコスト面でどのようになるのか明確になります。
２．リースの申し込み
上記の検討・シミュレーションの結果、自社に合ったサービスを選定します。いよいよリースの申し込みになるのですが、貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書などの財務諸表、登記謄本など求められる場合があるので、あらかじめ書類の準備が必要です。
３．審査
申し込み後はリース会社による審査があります。コピー機のリースサービスは5年以上の長期契約になることが多く、提供するコピー機の資産価値も大きくなるためです。審査の通過基準は経営状態ですが、ある程度余裕を持って運営できている、一般的な事業で利益を上げている会社であればほぼ大丈夫でしょう。
４.導入
契約締結が完了すると、いよいよ導入段階となります。新品の機種をリース会社が新たに購入する場合、メーカーの担当者が導入のための設置をおこなうケースもあります。初期セットアップ、ネットワークの設定、インクや紙などのサプライ、保守やメンテナンスの確認など運用の準備を進めます。
５.契約の満了・更新
契約した年数が経過するとコピー機は所有権のあるリース会社へと返却され、契約の満了となります。しかし、継続してコピー機が必要な場合、契約者にはいくつかの選択肢があります。買取オプションが付いていればそのコピー機を買取って自分の資産とする事ができます。
また、オプションが付いてなくても、引き続き同じコピー機を使用したいのであれば、再リース契約、いわば契約の更新を申し込む事ができます。
再リース契約は通常の料金よりも格安で契約できるので、機能や年式にこだわらなければお得な契約です。新しいモデルのコピー機を利用したい場合は、契約満了後または契約期間中に新契約を結ぶ必要があります。このように、契約の満了が近づくとコピー機をどう運用するか戦略的にアクションを決定します。
まとめ
コピー機のリースは、リース会社が所有するコピー機を月々の利用料を支払うことで利用できるという便利なサービスです。ご自身のニーズに合わせてうまく活用すれば、上記で紹介したようなメリットを享受できます。コピー機の導入や新調を考えているのであれば、その手段としてリース契約も選択肢に入れて一度検討してみるのはいかがでしょうか。
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