最終更新日:2019/05/20
複合機リースの概要や契約種類、検討時のチェックしておきたいポイントについて
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導入前
今では複合機という言葉はプリンター・コピー機とほぼ同義の言葉として認識されていますが、本来はスキャナーやFAXなど、プリンターよりも多機能なオフィス機器です。複合機は多機能な分、数百万もする場合もあり、オフィス用品を必要とする企業にとっては大きな悩みのひとつでもあります。
そんな、オフィスの必需品といっても過言ではない複合機を安く導入するためのソリューションが存在します。それは、複合機のリースサービスです。
BtoB向けサービスなので一般的な認知度は低いかもしれませんが、その利便性は高く企業からは重宝されているサービスです。では、複合機のリース契約の仕組みはどのようになっていて、利用者にどのようなメリットをもたらしてくれるのでしょうか。
複合機リースの概要
複合機のリースサービスはサービスを提供するリース会社との契約締結によって成り立っています。新品の複合機をリースする場合や中古リースといった選択肢もありますが、仕組みは同じで、リース会社がメーカーや中古市場から複合機を購入します。
それを利用者である企業や個人がサービスとして利用するのです。
特に財務諸表の保全やキャッシュフローを気にする企業にとっては利便性が高いサービスとなっています。
リース契約は基本的には複数年単位の比較的長い契約です。
平均5年前後の契約ですが、契約によっては2年前後のものもあります。
その契約期間中は、リース会社に月々の利用料を収めることになります。その利用料は契約期間が短かったり、最新機種を選択すると割高になる傾向で、反対に契約期間が長く、中古の低価格な複合機を選ぶと割安になります。
次々に新しい機能やコンセプトを持った製品が発売される複合機の寿命は決して長くはないので、利用開始から5年以上経過しているのであれば、基本的には買い替え時でしょう。
契約満了日が来る前に新しい複合機に入れ替えたい場合は、契約期間中の再契約・契約の組み直しなどの選択肢もあるので、柔軟な運用が可能になります。
年式や機能の新旧をあまり必要としない状況であれば、契約満了後の再リース契約で、同じ複合機をさらに安く利用する事ができます。場合によっては、元々の利用料の5分の1から10分の1で利用できようになるということもあり得ます。
リース契約の種類
上記で説明した内容が複合機リースにおける仕組みの大枠ですが、複合機リースには様々な種類があります。どのような形でリース契約を結ぶのがよいのかを考えて、慎重に戦略的に選択しなければいけません。購入オプション付きリース
リース契約が満了すれば、使用していた複合機はもちろん持ち主のリース会社へ返却しなければなりません。つまり、複合機をオフィス内で利用していたとしても、それは会社の資産ではなく、リース会社の資産としてバランスシートに計上されているということです。 リース契約のこの特性は、一長一短なのですが、考え方によっては利用料を長期的に支払い、最終的に何も得ることができないのは損失という捉え方もできます。例えば、リース契約が満了しても、複合機がまだまだ現役で使えそうな状態の時には「購入する方が特だった」と後悔するかもしれません。 そんな利用者のための契約として、買取オプション付きのリース契約があります。契約が満了すれば、残りの資産価値同等のお金を支払えば自分の資産として購入することができます。こうすることによって、リースの長所を残しながら、複合機を資産化する選択肢も生まれるという賢い契約なのです。メンテナンスリース
メンテナンスリースは、いわゆる保守・修理付きのリース契約です。機能や構造が複雑化している複合機にはメンテナンスは絶対必要なサービスで、メーカーに委託する場合が多々あります。ですが、高額であったり、運用管理が煩雑になってしまったり、自分で契約の面倒を見なければいけないという問題も存在します。 そういった場合に有効なのがこのメンテナンスリースですが、その特徴は何といっても複合機のリース契約とメンテナンスのパッケージになっているということです。 メンテナンス先は、そのリース会社であったり、外部の関係会社などの場合もありますが、複合機に熟知した担当者がメンテナンスしてくれるので安心です。 会社によってはオフィス機器の管理責任者を置いている場合もありますが、メンテナンスリースを選択すれば、その役割を外部に丸投げすることが可能です。リースバック契約
リースバック契約は経営的観点で広く用いられる契約です。 上記で紹介した通り、高機能な業務用の複合機は高価なものが多く、特に何台も複合機を保有する必要があれば大きな資産購入となります。 これは結果として、バランスシートの不健全化に影響してしまいます。財務諸表の保全が求められる経営者にとっては由々しき問題です。 そんな問題に答えるために提案されるのがこのリースバック契約です。 その仕組みは、複合機を保有する企業が、一旦それらをリース会社に売却し、それと同時にリース会社とのリース契約を締結し、月額制のサービスとしてプリンターを利用する、というものです。 こうすることによって、今まで通り複合機を利用する仕組みを維持しつつ、バランスシートのスリム化を測ることができます。経営者が財務諸表の改善するのにふさわしい契約です。複合機リースを検討するためのチェックリスト
複合機のリース契約を理解すれば、様々なメリットが存在するということがわかります。しかし、実際に利用したいと思っても「すぐに契約」というわけにはいきません。そこには、複合機をリースで導入するまでに検討すべき事項が複数存在します。チェックリストとしてそれらを紹介します。
複合機の必要度合い
どのオフィスにも複合機は必須な機器ですが、どのような機能を兼ね揃えた複合機が何台必要なのでしょうか。リース会社によっては扱うメーカーや台数など違いがあるのでまずこれを明確にしなければなりません。また、社員が使用するパソコンとの互換性、ネットワークへの対応など、リース契約を検討する段階で最初に洗い出さなければいけません。移転計画の有無
移転にはコストがかかります。複合機を保有している場合は、それを運んでセットアップするのにも工数や運搬費用がかかってきてしまいます。頻繁にオフィスの移転をすることはないかもしれませんが、もし移転計画があるのであれば、その年数に合わせてリース契約の年数も設定すると効率的です。新しいオフィスに移る際、新しいリース契約をスムーズに締結できれば余計なコストをかけずにすみそうです。契約満了後の取り扱い
リース契約は有限です。社員が働くオフィスがある限り、複合機を必要としますので、契約が満了した場合のアクションをあらかじめ決めておくとよいでしょう。リース契約が終了しても、慌てないように買取オプションをつけるのか、再リースを依頼するのかなど方向性を固めておけばスムーズにことが運びます。まとめ
複合機のリース契約の仕組みはビジネスの需要に対して柔軟な対応ができるように作られています。オフィス機器の導入・運用を戦略的に実行するためにはまず仕組みを理解して、自社の状況に沿った使い方、契約を検討する必要があります。まずは、どのようなサービスがあるか、リース会社のプランを見てみると良いでしょう。関連ページ
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