コピー機・複合機のリース契約では、別途「保守契約」にも加入する必要があることをご存じでしょうか。こちらでは、保守契約の概要や種類、契約を結ぶ際の注意点などについてご案内します。

保守契約とは

保守契約はコピー機・複合機の導入時に付帯される保証のようなものです。加入していると機器の不具合やトラブル、故障に対するサービス対応が受けられます。通常、コピー機・複合機を導入する際は、この保守契約に加入することが前提となっています。

コピー機・複合機には原則として保証制度がありません。新品の機器を購入する際も、基本的には無保証です。そのため、保守契約に加入していない場合は故障修理などが実費負担となります。

保守契約に加入する場合は、購入代金やリース料金とは別に料金が発生します。また、保守契約がカバーする範囲は、保守契約の種類やサービスを提供する業者によって異なります。

保守契約はなぜ必要か

一般的な家電などには1年程度の無償保証期間が付帯しています。また、スマートフォンなどの故障対応サービスなどは有料オプションですが、基本的に加入・解除は任意です。このことから、コピー機・複合機の保守契約の必要性に疑問を感じる方は少なくないかもしれません。

最初に知っておいていただきたいのは、コピー機・複合機はその仕組みの複雑さ、稼働時間の長さから、どうしてもトラブルが発生してしまう機器だということです。多くのメーカーは耐久性を意識した製品開発を行っていますが、やはりコピー機・複合機には大小さまざまなトラブル・不具合がつきものだと考えられています。また、業務用の機器であることから、トラブルが起きると業務に支障をきたす可能性もあります。

さらに、故障が発覚しパーツを交換することになった場合は高額な料金が発生します。保守サービスなしで運用するのは、コスト的に大きな負担がかかる可能性があることからユーザーにとって現実的ではありません。

こうした背景から、コピー機・複合機のメーカー、販売業者、リース業者などはサービスとして保守契約を提供しています。つまり、保守契約は安定したコピー機・複合機の稼働と、コスト面の負担軽減を両立するサービスといえるのです。

保守契約の種類

保守契約にはいくつかの種類があります。それぞれの特徴と、メリット・デメリットなどをご紹介しましょう。

カウンター保守契約

カウンター保守契約は印刷枚数に応じた料金が発生する代わりに、メンテナンス費用、修理費用、トナー代が無料になる保守契約です。コピー機・複合機に付帯する保守契約としては最も一般的であり、多くのメーカーやリース会社が提供しています。通常、コピー機・複合機には印刷枚数をカウントする機能が搭載されており、この枚数をもとにカウンター保守料金が計算されます。

印刷1枚あたりのカウンター料金は業者によって異なります。交渉次第では安くすることも可能です。また、カラー印刷の場合は高く、モノクロ印刷の場合は安いという特徴もあります。

カウンター料金とカウンター保守契約についてはこちら

対象のコピー機・複合機を新品購入、もしくはリースで導入する際は基本的に加入が必須となります。一方で途中解約することも可能です。ただし、解約したのちに再契約することはできません。

月々のカウンター数に応じた支払いのみで修理に発生する突発的な支払いをなくすことができます。また印刷速度が速い機種ほどカウンター料金が安くなる傾向があるため、月間印刷枚数が多い現場ほどランニングコストを安く抑えられるでしょう。トナーの費用が交換の度にかからない点もメリットといえます。

対して、大量に印刷した場合は想定よりも大きな費用がかかる可能性があるため注意が必要です。また、印刷速度が遅い場合はその1枚あたりのカウンター料金が高く設定されるため、リース料金だけではなくカウンター料金も含めた入念なコストシミュレーションが求められます。また、まったく印刷しない月でも基本料金が発生します。

キットトナー保守契約

キットトナー保守契約はトナーの購入代金に保守費用が含まれている保守契約です。購入したトナーの残量が切れるまでは、修理対応が無償で受けられます。カウンター保守契約とは違い、印刷1枚ごとに料金が発生することはありません。印刷する枚数が少ない場合は、ランニングコストはカウンター保守契約よりも安くなると考えられています。

カウンター方式・キット方式の違いについてはこちら

ただし、キットトナー保守契約が適応されるのは一部のモノクロ機のみであり、カラー機に適応される例は多くありません。また、交換されるトナーは機器専用のものであり、一般に流通しているトナーよりも高価です。さらに、定期的なメンテナンス対応などは受けられないというデメリットもあります。

年間保守契約

年間保守契約は家電製品の年間保証のような形態の保守契約です。トナーは実費負担となりますが、契約中は修理サービスが基本無料で提供されます。製品の購入時には標準で1年間の保証が無償で付帯されるほか、最大で5年間の更新なども可能です。

スポット保守契約

スポット保守契約は、修理依頼の都度、料金が実費で発生するタイプの保守契約です。つまり、上述した保守契約とは違い、特にサポートは受けられないということになります。継続する料金発生はありませんが、修理によって大きな実費を負担する可能性があります。

各保守契約の特徴まとめ

ご紹介した4つの保守契約の特徴を表にまとめました。

保守契約の注意点

保守契約を業者と結ぶうえで覚えておいていただきたい注意点をいくつかご紹介します。

加入する保守契約は機種によって決まる

4つの保守契約をご紹介しましたが、基本的に希望する保守契約を任意に選ぶことはできません。導入する機種によって、加入できる保守契約はあらかじめ決まっています。キヤノン製品以外を導入する場合、かつ印刷速度20枚/分以上のカラー機を導入する場合、通常はカウンター保守契約が適用されます。

導入後に加入することはできない

原則として、保守契約に加入できるのはコピー機・複合機の購入時、リース契約時のみです。また、解約した場合は再契約したり、別の業者と保守契約を結んだりすることはできません。

サービスの内容が悪いことも

保守契約を結ぶ際、安さと同時に注目しなければならないのがサービスの内容です。安さだけに注目すると、保守サービスの内容が悪く、コピー機・複合機の運用が難しくなる可能性があります。

保守契約で失敗しないために

保守契約で失敗しないためのポイントをご紹介します。

サービスクオリティに注目

多少保守契約料金が高くても、サービスクオリティが高い事業者を選ぶことをおすすめします。業務で使う以上、トラブルの際は早期の復帰が望まれます。早く、確実な対応をしてくれる事業者が理想的といえるでしょう。上述したとおり、コピー機・複合機は非常にデリケートな機器であり、「いつかは壊れる」ということを念頭に置いておいてください。

サービス拠点の所在を確認しておく

保守サービスを担当するメーカーや事業者は、通常複数の拠点を設けています。サービス拠点が近くにあるほうが、迅速な対応を期待できるでしょう。サービス拠点の所在をあらかじめ確認してくことをおすすめします。

コピホーダイの保守サービス（メンテナンス）エリアはこちら

リース提供と保守を両方実施している事業者がおすすめ

可能であれば、リース提供と保守を両方実施している事業者を選ぶことをおすすめします。それぞれのサービスが一本化していることから、トラブル対応の責任の所在が明らかであり、情報共有もスムーズです。

コストシミュレーションを実施しておく

保守料金とリース料金とのバランスを検討しておきましょう。カウンター保守契約に関しては、リース料金が安いほどカウンター料金が高い傾向があります。リース料金が安い機器で多くの印刷を行うと、かえって高価になってしまうことも少なくありません。必ず保守契約の料金と、想定される月間印刷枚数を加味したコストシミュレーションを行っておきましょう。

リース料金とカウンター料金の相場についてはこちら

まとめ

コピー機・複合機の導入における保守契約の重要性についておわかりいただけたのではないでしょうか。長期的にコピー機・複合機を運用する場合は、少なからず保守サービスを利用することになるでしょう。リースで導入する際は、ぜひ保守契約の料金やサービス内容についても注目してください。