状況にあわせて選ぶ | はじめてのコピー機導入・増設
【漫画でわかる！コピー機の選び方 ★もう悩まない★】
コピー機はビジネスの必需品です。一口に「コピー機」といっても、機能や仕様はさまざま。導入する現場や使途、利用する頻度によって最適なコピー機は変わってきます。
オフィスで使われているコピー機の多くは、コピー機能だけでなく、カラー／モノクロプリント、スキャン／FAXの機能をもっている「複合機」と呼ばれるものがほとんどです。物によっては、ホチキス止めや折り目をつけることが可能な機種があります。
コピー機導入について問い合わせをする場合、あらかじめリース会社の質問に答えられる情報を用意しておくとスムーズです。ここでは、多くの方が疑問に感じているコピー機導入・増設の流れや、選ぶ際の注意点を、わかりやすくご理解いただけるようにまとめています。
コピー機を導入する場合、リース／レンタル／購入から導入手段を選択することになりますが、それぞれにメリットとデメリットがあるため、想定している利用期間や、印刷枚数の目安、どのような利用方法を想定しているかなどをまとめ、目的に合った選び方をすることが大切です。
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コピー機は精密機械なので安定して使用していくためには、定期的にメンテナンスを行うことも大切です。
どんなに良いコピー機を使用していても時には不具合が出ることもあり、不具合によって業務に支障がでてしまえば多大な損失につながりかねません。メンテナンスには専門的な技術と知識が必要になってきますので、機能面だけでなく、サポート体制もしっかりとチェックしておきましょう。会社によってはサポートエリアが狭く、対応してもらうまでに時間がかかってしまうこともありますので、対応エリアや取引の実績数など様々な視点からサポート体制を判断するのが良いでしょう。
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サポート体制について詳しく見る▶お問い合わせからご契約・導入までの流れ
コピーホーダイでは設置場所・機種などご契約内容により異なりますが、最短3営業日でのご納品が可能です。お客様のご要望に合わせてスピーディーで丁寧な対応を心がけております。
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コピー機選びのポイント ～ 選定の基準や知っておくべきこと ～
01しっかり確認！企業の体力
コピー機を導入する際に、まずチェックしておきたい重要なポイントは『企業の体力』です。企業の体力が無い場合、コピー機のメンテナンスをしていた会社が急に無くなってしまう、ということも考えられます。そうなってしまうと、メンテナンス・保守を受けることができなくなり、最悪な場合コピー機を入れ替えないといけないということにもなりかねません。
コピー機自体の性能にはなんら不満があるわけではないのに、長く安心して使っていくためのサポートが得られないという理由で、コピー機の契約をし直さなくてはならなくなるというケースです。そのような事態を回避するためにも、下記を最低限チェックしてから業者選定を行うことをおススメします。
・資本金の金額
・証券取引所へ上場しているかどうか
・明確にサポート体制を公開しているかどうか
コピー機は導入してから長期間利用するものですので長期間安定してサービス提供をする、体力のある企業を選択するようにしましょう。
02見ていますか？コピー機のランニングコスト
コピー機の月額費用はリース料だけだと思っていませんか？実際には、リース料のほかに基本料金やカウンター料金、紙代などがかかります。また、別途トナー代がかかる場合もありますので注意が必要です。
03リースとレンタルどちらを選ぶ？
リースとレンタルで、何が違うのかと思われるお客様もいらっしゃるのではないでしょうか。呼び方の違いだけだと思われていたお客さまもいらっしゃいます。しかし、リースとレンタルでは、契約形態に大きな違いがあり、利用用途によってメリット・デメリットが存在します。そこでここでは、リースとレンタルの違いをまとめました。それぞれの特徴を比べて貴社にあった契約形態を選びましょう。もちろん、判断に迷ったときは経験豊富な担当者へご相談ください。
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リースの特徴
・使用頻度が多い方向け
・長期契約（3 年以上）
・契約期間満了まで解約できない
・好きな機種を新品で選べる
・初期費用が無料
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レンタルの特徴
・使用頻度の少ない方向け
・短期契約（3 ヶ月～ 2 年）
・新品ではなく中古である
・機種を選べない
・初期費用、撤去費がかかる
04契約前に必ず確認！サポート体制
コピー機は精密機械なため、導入号も定期的にメンテナンスを
行うことが大切です。また、エラーが発生した際や故障してしまった場合に、すぐ対応してくれるのかどうか、トナー残量が少なくなった場合は対応してくれるのかどうかなど導入後のサポート体制についても確認しておくことが重要になります。
まとめ
いかがでしたでしょうか？コピー機・複合機の導入を検討する場合は上記のポイントを抑えてコストや契約形態など、最適な選択ができるよう準備しておきましょう。ご不明点は当社スタッフにお気軽にご相談ください。
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