コピー機や複合機のリース契約は3～5年間に設定されていることが一般的です。リース契約満了後もコピー機・複合機が必要な場合はコピー機を再リースするか、それまで使ってきたコピー機を買取してその後も使い続けるか、またはリース契約していたコピー機を返却して最新機種でリースを組み直すか、などの選択肢を検討する必要があります。

今回は、このコピー機や複合機のリース契約終了後の選択肢についてご紹介します。

リース契約満了後の選択肢

リース契約満了後の代表的な選択肢についてそれぞれご説明します。

再リース

「再リース」とは、リース契約終了後に同じコピー機で再度リース契約を結ぶことです。つまり、今までと同じ契約を延長することになります。再リースには、当初結んでいたリース契約時の料金と比べて5分の1から10分の1程度に安くなります。コストを抑えるために再リースの選択肢を選ぶ企業も少なくありません。

しかし、数年間使ってきたココピー機・複合機ということもあり、再リースのコピー機は、故障や不具合がといったトラブルが起きる確率が高くなります。リース料金を安く抑えることができても、保守やメンテナンスの料金が高額になる恐れがあるため、再リースでコピー機を導入する際は注意が必要です。

買取り

「買取り」は、3～5年間使ってきたコピー機を買い取り、その後も使い続ける方法です。買い取ってしまえば自社のものとなるため、何年でも使い続けることができ、導入費用も抑えることができます。

しかし、リース機器の買取りに対応しているリース会社は多くありません。応じてくれるリース会社でも中古市場での価格に相当する価格での販売となります。これは、リース機器を格安価格で販売すると、税務上リース取引が否認される可能性があるためです。

また、5年も経過すれば、新しい機種が発売されていることもあり、古い機種の修理やメンテナンスを行うことが難しくなる場合があります。コピー機の保守契約も行っているリース会社では、そのような面からも古い機種の買取りを断ることがあるようです。

このように、リース契約終了後のコピー機の買取りはハードルが高く、再リースの場合と同じく、買い取った機種にトラブルが生じる可能性もあるため、買取りが選ばれるケースはあまり多くありません。

新機種でリース契約

再リースと買取りの他に、リース契約していた機種を返却して、最新機種でリースを組み直す方法があります。もう一度リース契約を始めから結ぶことになるため、再リースや買取りのように、コスト面での優遇はあまりありません。しかし、コピー機のようなOA機器は、5、6年もすれば省エネ、トナー効率、印刷品質などで大きな進歩を遂げていることが多いため、ランニングコスト面での改善や業務の効率化が見込めます。

また、再リースや買取りの場合と異なり、機器のトラブルに遭遇する可能性は低く、保守やメンテナンスの面でも心配する必要がありません。リース料は少し高くついてしまうかもしれませんが、トラブルの心配が少ない、コピー機の機能面が向上しているといった点から、3つの選択肢の中で1番おすすめできる方法です。

再リースのメリット・デメリット

上述した特徴を踏まえ、再リースのメリット・デメリットをまとめました。満了後の判断では、以下のような点を踏まえて検討しましょう。

メリット

再リースの大きなメリットは、それまでのリース料金が大幅に安くなる点です。リース料金がそれまでの1割程度になるため、ランニングコストが大幅に軽減されます。 また、すでに導入している機種をそのまま使い続けるため、製品入れ替えの手間が発生しません。パソコンやネットワーク環境などの設定もそのままで使用を継続できます。 契約期間の単位が1年程度からと短い点もメリットのひとつ。長い契約期間に縛られることなく、新機種の必要性が生じた時点で入れ替えができます。反対に、希望に応じて何度も再リースすることも可能です。

デメリット

コピー機・複合機は頻繁にモデルのリニューアルが行われています。そのため、契約満了後に再リースで利用を続ける機種は、その時点ですでに旧世代機になっているケースが多いでしょう。さらに、当然ながら経年劣化による不具合も考えられます。 また、リース料金は安くなる一方、保守料金については基本的に変わりません。旧世代機になると、パーツの供給がなくなり保守対応が受けられなくなる可能性も考えられます。

買取りのメリット・デメリット

買取りの場合も、以下のようなメリット・デメリットを理解したうえで判断しなければなりません。

メリット

買取りでは上述した再リースと同様、買取りでは入れ替えの手間が発生しません。 また、コピー機・複合機の所有権自体がリース会社から企業に移るため、製品をどのように取り扱うかは企業の自由です。子会社や関連企業に譲渡することもできます。不要になった時点で売却して現金化してしまうのも一般的です。

デメリット

買取りで企業の所有物にする以上は、減価償却の手続きや固定資産税の支払いを行う必要があります。リースの場合はこうした手間はないため、買取りならではのデメリットといえるでしょう。 また、パーツの供給の関係上、保守対応が受けられなくなる可能性がある点は再リースと同様です。さらに、買取りでは製品を廃棄する際の処理費用を自己負担する必要があります。 前提として、「すべてのリース会社が買取りに対応しているわけではない」というデメリットもあります。

新機種で契約する場合のメリット・デメリット

最後にご紹介するのは、新機種でリース契約を結ぶ場合のメリット・デメリットです。

メリット

リース契約は各メーカーが提供している製品を任意に選べる点です。最新機種にはオフィスのニーズを意識した機能が搭載されています。印刷スピードや省電力性能など、スペックの面でも旧機種よりパワーアップしているでしょう。印刷が業務のなかで重要な企業ほど、新しいリース契約で最新機種を導入するメリットは大きいはずです。

デメリット

通常の期間、料金でのリース契約が再び始まるため、コピー機・複合機の利用期間が不透明な場合は案印に新契約を選ぶべきではないでしょう。リース契約の特性上、支払う総額は新品を購入した代金よりも高くなるため、資金に余裕がある場合は購入するのもひとつの方法です。

契約満了後はどうするのがお得？

満了後の選択肢についてご紹介しました。それぞれにメリット・デメリットがありますが、どの選択肢がお得なのでしょうか？

判断のヒントとなる要素をご紹介します。

コピー機・複合機の状態から判断

買取りと再リースでは、それまでと同じ製品をそのまま使い続けることになります。新品の製品をリース契約で導入しても、満了の段階では経年劣化が生じていることがあります。不具合や故障が多発している場合、そのまま使い続けるのはあまり現実的ではないでしょう。再リースや買取りでランニングコストが減っても、故障によって予想外の費用が発生してしまうことも考えられます。

基本的には入れ替えがおすすめ

リース契約が満了した段階で継続してコピー機・複合機を使用する必要がある場合、基本的には新しいリース契約での入れ替えをおすすめします。上述したデメリットはありますが、やはり最新機種のスペック・搭載機能は多くの企業にとって役立つはずです。当面は故障を心配する必要もありません。また、リース会社を変更することでコストダウンできるケースもあります。以下は入れ替えでコピホーダイをご契約いただいたお客さまからの声です。

おわりに

コピー機・複合機のリース契約終了後の3つの選択肢についてご紹介しました。 発売から5年、10年も経った機種を使い続けるよりも、最新機種を使ったほうが故障の心配が少なく、機能面でもオフィスのニーズに対応して最適化されているため、業務の効率が向上します。 どうしてもコストを安く抑えなければならないといった事情がない限り、最新機種でリース契約を組み直す方法が、結果的には最もお得な方法といえるでしょう。コピー機のリース契約満了時期が迫っている方は、ぜひ最新機種でのリース契約組み直しを検討してみてください。