コピー機の導入方法として最も一般的なものがリースです。リースでコピー機を導入する場合、相場はどの程度なのでしょうか？また、リース会社が異なる料金を設定しているのはなぜでしょうか？その他、リースの仕組みなど詳しい知識を身に付けておくとお得にコピー機を導入できます。こちらでは、相場や仕組み、メリットやデメリットなどコピー機リースの基礎的な知識についてお話しします。

リースの相場

はじめてコピー機のリースを検討している場合、導入しようとしている現場に適した価格帯がどの程度なのか想像できないかもしれません。一度リース契約を結ぶと継続的にコストが発生し原則として途中解約はできないため、慎重に検討する必要があります。一般的なコピー機リースの相場はどの程度なのでしょうか？まずは、コピー機リースの相場について知っておきましょう。

各リース会社から提供されているコピー機リースサービスを確認すると、5,000～30,000円のリース料金（月額）で提供されていることがわかります。リース会社に支払う総額はこれらの月額のほか、契約期間に応じた支払回数によっても変わってくるため注意が必要です。月額リース料金と支払い回数に応じた支払総額は以下のようになります。

つまり、リース料金の相場は月額と契約期間（支払回数）によって30万円～252万円と大きく開きがあることになります。

通常、リース料金の総額は同じ機種の新品を購入した場合の本体価格よりも高額です。これはリース会社の利益となる利息が発生するためです。本体価格が負担にならない場合は新品を購入する選択肢もありますが、コピー機の本体価格は最低でも50万円～と高額なため、多くの企業はリースで導入します。

一方で、単純に安いリース契約を選ぶのは推奨されていません。選ぶべきリース契約は導入環境の規模や想定されている月間印刷枚数などによって決まってきます。一般的には、月額5,000円未満・10,000～15,000円、30,000円以上という基準で導入現場や月間印刷枚数が変わってきます。価格帯とこれらの要素の関係について表にまとめましたのでご覧ください。

どの程度の価格帯のリース契約を選ぶかは、上の表を参考にしてください。ほとんど印刷の予定はなく、あくまで時々必要となる機会に備えてコピー機を用意しておきたいといった場合は5,000円未満のリース契約でも十分に役割を果たしてくれるはずです。一方で、複数人が日常的に利用する現場に5,000円未満のリース契約でコピー機を導入しても大きなストレスが溜まってしまうかもしれません。

月々30,000円以上支払うリース契約は一般的には高価な価格帯といえます。コピー機を使ううえで不自由することはほとんどないと考えられますが、現場によっては印刷速度や豊富な機能を持て余してしまうかもしれません。コピーがオペレーション上で重要な位置を占めていない現場では基本的にコストの無駄です。

極端に安いリース料金でコピー機を提供しているリース会社もあります。ただし、少なくとも日常的に印刷を行う現場にはおすすめできません。サービスを制限することで料金を下げているケースもあるため注意が必要です。

導入するリース契約を選ぶ際におすすめしたいのが、月間印刷枚数を想定することです。月間印刷枚数はコピー機に求められる印刷速度を判断する重要な材料となります

保守サービスのために発生するカウンター料金などのランニングコストのシミュレーションを行ううえでも大切です。

上記の表を参考に少しでもリース料金を抑えたい場合は複数のリース会社に見積もりを依頼し相見積もりをとることをおすすめします。また、リース会社によっては値段交渉を行うことも可能です。一方で、リース料金だけではなく料金に含まれているサービス内容についても忘れずに確認するようにしましょう。

リースの料金に差が出る理由

上述したリース料金の差はなぜ生まれるのでしょうか？詳しく知っておかなければ安いリース契約でストレスが溜まってしまうケースや業務に支障が出てしまうケースが考えられます。リース料金に差を生じさせる要素について契約を結ぶ前に知っておきましょう。

以下では、コピー機のリース料金を決定づける代表的な要素として、「印刷速度」「機能」「カラー・モノクロ」「カウンター料金」について詳しくお話しします。

印刷速度

印刷速度とはその名のとおり印刷のスピードです。具体的には、連続して印刷した場合の速度を意味します。コピー機業界では、一般的に1分あたりにA4用紙を印刷できる枚数で印刷速度を表記します。

当然ながら低速な機種ほど低価格で提供されており、高速な機種ほどリース料金も高額になる傾向があります。印刷機会が多くない、そもそも連続して複数枚を印刷する機会が少ない現場であれば低速の機種でも問題ないでしょう。一方で、大勢でコピー機を共有するような現場では高速な機種でなければ対応できません。

例えば、大きな会議用の資料を複製するときなどは高速の機種が求められます。低速な機種であれば、会議の時間に間に合わず業務に支障が出てしまうかもしれません。その他の業務においても極めて需要なため、想定される印刷枚数に応じて慎重に判断していただきたい要素です。

低価格帯のコピー機の印刷速度は30枚/分程度です。ハイエンドクラスの機種では、倍近くの速度に到達します。単純に考えて同じ枚数の印刷が半分ですむことになるため、業務効率化への影響は大きいといえます。

上述したように一般的に表記されているのはA4サイズの印刷速度であり、他のサイズの場合は印刷速度が異なります。また、多くの機種ではカラーとモノクロで印刷速度が異なるため注意が必要です。

印刷完了までの時間という意味では、起動時間やファーストコピータイムといった性能も意識しておく必要があります。特に、複数人でコピー機を共有する現場では重要な要素です。

機能

コピー機の基本的な機能は原稿から複製を出力する機能です。一方で、FAXやプリンター、スキャナーなどの機能を搭載している複合機タイプのモデルもあります。厳密にいえばコピー機は複写機能のみを搭載した機器ですが、現在は「コピー機」「複合機」が同義として使われることも多く、リース会社でも両者はほとんど同じ意味で使われています。

単純に多機能なコピー機ほど本体価格も高価になり、リース料金も上がります。ただし、機能を持て余しても意味がありませんので、むやみに多機能なコピー機を導入するのはおすすめできません。また、多機能なコピー機ほどサイズが大きくなるため、導入現場のスペースを圧迫することになります。

上述したのは複合機の基本的な機能であり、用途や現場によってはさらに特殊な機能が求められるケースがあるかもしれません。自動紙送り機能やフィニッシャー機能などがその代表例です。多くのモデルでは、こうした機能を有料のオプションとして取り付けることができます。

明確な機能以外に、使いやすさを確認することも大切です。特に、複数人でコピー機を導入する現場では、誰でもスムーズに使えるわかりやすさが求められます。さまざまなリテラシーのユーザーを想定したUIのタッチパネルが搭載されたタイプが理想です。

上述した印刷速度と同様に、コピー機をリースで導入する前には必要な機能を見定めておくことをおすすめします。使わない機能が搭載されたモデルを選ぶ必要はありませんが、複合機タイプのモデルを選ぶと単純にスキャナー、プリンター、FAXへの二重投資を避けることができます。スキャナーによるペーパーレス化のメリットも無視できません。これらのことを総合的にシミュレーションして必要な機能を見極めることが大切です。

カラー・モノクロ

コピー機はモデルによってカラー・モノクロ印刷の対応が異なります。カラー印刷対応のモデルはモノクロ印刷も可能です。モノクロ印刷しかできないものもありますので注意が必要です。

カラー印刷対応モデルは一般的にモノクロのモデルよりも高価です。当然ながら、リース料金も高めに設定してあります。社内会議用の配布資料の場合、カラー印刷が不要なケースも少なくないでしょう。コストのことを考えると、カラー対応モデルを選ぶ必要はありません。

クリエイティブな印刷物が多い場合や店内に掲示するポップなどを印刷する場合は必然的にカラー対応モデルを選ぶことになります。カラー対応モデルはモノクロの原稿もカラーで複製できるため、コストを削減するためにカラーとモノクロを明確に使い分けることが大切です。モデルによってはユーザーごとにカラーコピーの利用制限をかけることができます。

カウンター料金

リース料金として考えるかは意見が分かれるところですが、リース契約を結ぶと通常は保守・メンテナンスのためのカウンター料金も発生します。カウンター料金はコピー機・複合機の出力1枚ごとに発生する料金です。カラー印刷、モノクロ印刷でそれぞれ異なるカウンター料金が設定されています。

カウンター料金はリース会社、あるいはコピー機のメーカーによって決められます。ある程度は交渉も可能です。一般的にはリース料金が高いほど、カウンター料金が安く設定される傾向があります。

カウンター料金はリース料金と同じようにコピー機を使用し続ける限り継続的に発生するランニングコストであり、料金設定と印刷枚数によってはコストが増大してしまいます。上述したとおりリース料金が高いほど低いカウンター料金が設定され、反対にリース料金が低いほど高いカウンター料金が設定されるからです。リース料金だけに注目して安い契約を結び多くの枚数を印刷するとコストが大きくなってしまう可能性があるため、料金シミュレーションを行う場合は、月間印刷枚数とその枚数に応じて発生するカウンター料金についても把握しておくことをおすすめします。

リースの仕組み

ここでリース契約の仕組みについておさらいしておきましょう。

リース契約とは高価なものをリース会社が購入し、一定の期間リース料金を支払うことを条件にそのものを契約者に貸与する契約形態のことです。コピー機・複合機に限らず、物件などさまざまなものに適応されます。OA機器やIT機器などがその代表例です。

コピー機のような設備は本体価格が高価であり、新品を一括購入するのは一般的ではありません。リース契約を結べば、一度に大きな負担をすることなくコピー機を導入できます。その他、レンタルや中古品の購入によってコピー機を導入することもあります。

リース契約は一般的に3～7年と長期間です。この契約期間をとおして、月々のリース料金を払っていきます。また、リース契約では原則として途中解約はできません。

契約期間をとおして支払うリース料金の総額は、コピー機の本体価格よりも高くなります。この差額は、リース会社の手数料となります。

リース契約においてコピー機本体の所有権を有しているのはリース会社です。リースの契約期間が終わると、コピー機本体をリース会社へと返却します。また、ほとんどのリース契約では動産保険が適用となるため、コピー機が破損した場合は保険適用となり、修理・交換対応を受けることができます。

以下ではリース契約についてもう少し詳しくご案内します。

リースの審査

リース契約は支払いが継続されることを前提として締結されます。そのため、リース会社は申込企業が支払い可能かどうかを契約前に審査しなければなりません。ローンやクレジットカードの審査と同様です。

リース契約の審査では、過去の金融事故の履歴などが調査されます。また、企業の経営状況なども審査の対象です。リース会社によってスタートアップやベンチャーに対する審査を厳しく行うケースがあります。

代表取締役のローンやクレジットカードの滞納がある場合、リース審査に通過しにくくなります。会社の経営状況が悪かった場合も契約自体は可能ですが、リース会社によってはリース料金の利息を高くするなどしてリスクをカバーしているようです。

リースの種類

リース契約には2つの種類があります。以下では、「ファイナンスリース」「オペレーティングリース」の2つについて、概要や特徴をご案内します。

ファイナンスリース

ファイナンスリースとは申込者が希望する物件などの高額なものをリース会社が購入して貸与する契約です。コピー機に適応されるような一般的なリース契約はこちらに該当します。

ファイナンスリースはさらに「所有権移転ファイナンスリース」と「所有権移転外ファイナンスリース」に細分化できます。「所有権移転ファイナンスリース」は契約期間の満了後に所有権が契約者に移ります。対して、「所有権移転外ファイナンスリース」は満了後も所有権が契約者に移りません。

また、上述したとおり途中解約ができない点もファイナンスリースの大きな特徴です。そのため、リース料金やサービス内容を検討し、慎重に契約を結ぶ必要があります。

オペレーティングリース

オペレーティングリースは満了後の中古価値が期待できるものに適応されるリース契約です。リース料金は、満了後の中古価値を判断したうえで設定されます。そのため、リース料金の総額が本体価格を上回るファイナンスリースに対し、オペレーティングリースではリース料金が本体価格を下回ります。

また、契約期間に関してはファイナンスリースと比較して柔軟に設定可能です。短い契約期間が設定されることもあります。中途解約ができる点もファイナンスリースとの大きな違いです。

本体の所有権に関しては、所有権移転外ファイナンスリースと同様に満了後も契約者に移転しません。そのため、本体を試算として計上する必要がないという特性があります。

ファイナンスリースと比較すると一般的ではないものの、オペレーティングリースも多くのコピー機リース会社が実施しています。

特殊なリース

上述した代表的な種類以外にもリースの形態が存在します。コピー機のリース契約で提供されることは多くありませんが、簡単にご紹介します。

転リース

リース会社が提供したものをさらに別の会社へと提供するリース契約です。一般的には、親会社から子会社への転貸が行われます。

リースバック

自社保有のものをリース会社に売却し、その資産を再度リースで借りる契約形態です。

メンテナンスリース

リース契約とメンテナンス契約を同一のリース会社と締結するタイプの契約です。

レンタルとの違い

リースのほか、レンタルでコピー機を導入するのも一般的です。「コピー機を導入する」という点では同じ両者ですが、どういった違いがあるのでしょうか？　リースとレンタルの違いについてご案内します。

契約期間

最短でも3年程度の長期の契約期間が設定されるリース契約に対し、レンタルでは数カ月から数年程度の短期の契約も可能となっています。短期間のイベントや数カ月での撤去が予定されている事務所など、スポットで利用されることも少なくありません。

リース会社によっては、数日のごく短いレンタルにも対応しています。一般的なリースの契約期間では長すぎる……という場合に便利な契約形態です。

解約

リース契約は長期間の契約期間が設定されることに加え、途中解約ができません。そのため、将来の利用期間が明確に定まっていなければ気軽に契約できないのが難点です。反面、レンタル契約は多くの会社が柔軟に途中解約に対応しています。利用の予定が不透明な場合でも、比較的に気軽に契約可能です。

新品・中古

リースでは、基本的に新品のモデルが提供されます。契約更新のたびにそのときの最新モデルを導入することも可能です。コピー機はモデルチェンジのたびにそのときのビジネスユースを反映した大幅な性能アップが行われるため、この点はリースの大きなメリットといえます。レンタルの提供モデルは基本的に中古市場からピックアップされるため、希望の製品を導入できないこともあります。

審査

リース契約は長期間におよぶため、貸与リスクを判断するための審査がリース会社によって行われます。対して、通常レンタルでは審査は行われません。経営状態や過去の金融事故履歴の影響を受けないほか、導入までの手間の点でも気軽といえます。

料金

リース契約で支払う総額はコピー機の本体価格よりも高くなりますが、月々の支払額は安価です。レンタルは基本的に短期契約ですが、月々の支払額はリース料金よりも高くなります。利用期間が数年にわたるような場合はレンタルよりもリースを選んだほうが安価にすむ場合がありますので、事前にシミュレーションすることをおすすめします。

搬入費用

リースでコピー機を導入する場合、通常は搬入の費用をリース会社が負担します。対して、レンタルでは契約者が搬入費用を支払わなければならないケースがあります。

リースのメリット・デメリット

コピー機を導入する方法として一般的なリース契約ですが、メリットの一方でデメリットもあります。オフィスにコピー機を導入するは、メリットとデメリットの両方を把握し、場合によっては他の方法を検討することをおすすめします。リースのメリット・デメリットについてご紹介しますので、しっかりと把握しておきましょう。

リースのメリット

リースは以下のようなメリットから、コピー機を導入する方法として広く普及しています。

金銭的な負担が軽い

業務用コピー機の本体価格は高価であり、企業でも簡単に負担できる金額ではありません。リースを用いれば、この負担を契機期間内で分散することができます。支払う総額は本体価格より高くなってしまいますが、多額の一時的な負担を避けたい場合には重宝する方法です。キャッシュフローに余裕がない企業でもコピー機を導入できるのは大きな利点といえます。

新品のコピー機を利用できる

リースで提供されるモデルは基本的に新品が対象となります。リース会社によっては、その時点での最新機種を提供していることもあります。とりわけ印刷速度など業務に直結する性能に関しては型落ち品よりも最新機種のほうが優秀です。こうした新品のコピー機を小さな負担で利用できる点は、リース契約のメリットのひとつとして認識されています。5～7年の契約期間が終わるタイミングでは通常メーカーはラインナップを更新しているため、解約更新のタイミングで多くの契約者が新しい機種へと乗り換えを行います。

保守サービスがセットで提供されている

通常、コピー機のリース契約では同時にカウンター保守契約を結びます。個別に保守契約を結ぶ場合と比較すると、手間や時間の点で大きなメリットといえるでしょう。リース契約と同じ会社が提供していることから、保守契約の価格交渉をしやすいともいえます。また、料金が印刷枚数によって決まるため、コスト対策を能動的に行いやすい点も魅力です。

経理処理が楽

リースで利用しているコピー機はリース会社の所有物であり、企業の資産としては計上しません。税務処理上、リース料金は単なる損金扱いとなります。そのため、経理処理が非常に楽です。また、固定資産として扱われないため、減価償却の計算も必要ありません。

豊富なプラン

多くのリース会社がさまざまなリースのプランを提供しています。条件によっては、リース料金のディスカウントも可能です。月々のリース料金を軽減できれば、支払う総額を大幅に圧縮できます。ただし、リース会社によって価格設定はさまざまであり、価格交渉への対応もリース会社によって異なります。また、それぞれの業態などによって必要スペックが違うので、ホームページや資料などでは価格を明確にできないため、少しでもお得に契約したい場合や、正確なリース料金を知りたい場合は、複数のリース会社に見積もり依頼することをおすすめします。

リースのデメリット

リースのメリットについてお話ししました。一方で、コピー機のリースにはデメリットもあります。契約の際にはデメリットも知っておきましょう。リース契約の代表的なメリットについてご紹介します。

支払総額が高くなる

リース契約はコピー機本体価格の負担を契約期間内で分散できる方法です。ただし、料金にはリース会社の手数料が含まれているため、支払総額は本体価格よりも高くなります。本体価格を負担できる金銭的余裕がある場合、リースではなく購入でコピー機を導入したほうがお得です。

途中解約ができない

原則として途中解約ができない点もリース契約のデメリットといえます。加えて、上述したとおり契約期間が長いため、気軽に契約するのは難しいでしょう。途中解約を認めているリース会社もありますが、契約満了した場合の総額支払いを求められるケースがほとんどです。特に新興の企業の場合は数年後の利用見通しが立たず、リースでコピーを導入するのが難しいかもしれません。

故障は契約者の責任

リースの特徴のひとつが、原則として故障の責任を契約者が負うということです。故障が見つかった場合も例外なく途中解約はできません。通常、リース会社はこのデメリットをカバーするために動産保険に加入し、故障した場合は契約者に修理代金と保険金の差額の支払いを求めます。

契約までのハードル

リース契約が結ばれる前には必ず審査があります。クレジットカードやローン契約の審査と同様に返済の延滞などがあれば契約が難しくなります。債務整理などで信用情報に傷がついている場合も難しいでしょう。こうした信用情報のブラックリスト入り状態は、5～7年経過しなければ解除されません。また、企業の実績も審査対象となるため、新興の企業にとっては不利といえます。このようにそもそも契約できないケースがある点はリースのデメリットのひとつです。また、審査そのものの手間は、書類を用意しなければならない点もデメリットといえます。

コピー機の所有権はない

リース契約では終始リース会社がコピー機の所有権を有しています。当然ながら、無許可で他の企業に譲渡したり、売却したりすることはできません。また、設置場所の移動についても基本的には好きにできず、リース会社に報告する必要があります。ときには、同じビル内の違うフロアへ移動する際にも報告が求められるケースがあります。

ランニングコストが発生する

リール料金、カウンター料金が発生するため、導入して使わない場合はコストの無駄になってしまいます。上述したように途中解約はできないため、使わないからといって気軽に解約することはできません。どの程度の枚数を印刷するのか、コピー機の導入によって業務効率化の余地はあるのか、業務に求められる機能はどういったものか、というシミュレーションを入念に行う必要があります。

リースとレンタルどちらがよい？

リースとレンタルどちらにするかの判断基準は、予想される利用期間が一番の指標となるでしょう。リースの契約期間は最短でも3年からと長期であり、なおかつ途中解約はできません。この先の必要性が不透明な場合は、ひとまずレンタルで契約するのが無難といえます。

一方で、レンタルの料金がリースの月額よりも高くなってしまうのは事実です。数年スパンで利用したい場合は、レンタルとリースのどちらがあっているのか入念なシミュレーションを行う必要があります。

リースとレンタル双方のサービスを提供しているリース会社であれば、相談してみるのもひとつの方法です。利用期間や利用希望のモデルも含めリース会社に伝えてみましょう。自社の適したサービスに関するガイダンスが受けられるはずです。

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コピー機リースの料金相場についてご案内しました。負担を軽減してコピー機を導入できることから、リースサービスは多くの企業に利用されています。今回ご紹介したポイントを意識すれば、導入現場に最適で安価なリース契約を結ぶことも可能です。メリットの一方でデメリットもある契約形態ですので、状況によっては購入・レンタルなどほかの方法も併せて検討することをおすすめします。